Matka- ja kululaskuprosessin digitalisoiminen : case: Ravakka Ry

Abstract

Opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Maaseudun Kehittämisyhdistys Ravakka Ry:lle. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa toimeksiantajan matka- ja kululaskuprosessia valitsemalla sille kolmesta vaihtoehdosta parhaiten sopiva matka- ja kululaskujärjestelmä. Toimeksiantajan matka- ja kululaskuprosessi sisälsi paljon manuaalista työtä ja erilaisia ongelmakohtia, joista haluttiin järjestelmän avulla päästä eroon.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään matka- ja kululaskuprosesseja ja niiden vaiheita yleisellä tasolla. Prosessien kehittämisessä voidaan tunnistaa kaikkia prosesseja koskevia yleisvaiheita ja näihin on perehdytty teoriaosuuden toisessa luvussa. Teoriaosuuden loppupuolella syvennytään tarkemmin digitalisaatioon ja sen myötä huomiota saaneisiin matka- ja kululaskujärjestelmiin ja niiden erilaisiin ominaisuuksiin. Matka- ja kululaskujärjestelmän ansiosta saavutetaan organisaation tarpeiden mukaan mahdollisimman automatisoitu prosessi. Teoriaosuudessa käsitelty tieto pohjautuu aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen, artikkeleihin sekä internetistä saatuun materiaaliin.

Opinnäytetyön empiirinen osuus alkaa toimeksiantajan esittelyllä ja sen nykyisen matka- ja kululaskuprosessin analysoimisella. Toimeksiantajan erityistarpeet, jotka on listattu ylös yhdessä toiminnanjohtajan kanssa, käsitellään empirian alkuvaiheessa. Tämän jälkeen perehdytään kolmeen eri matka- ja kululaskujärjestelmään. Tutkimusmenetelminä käytettiin haastattelua ja havainnointia. Teemahaastattelun kysymykset muodostuivat nykyisen matka- ja kululaskuprosessin ongelmakohtien sekä organisaation erityistarpeiden pohjalta. Tutkimustyön perusteella valittiin toimeksiantajan tarpeita parhaiten vastaava järjestelmä.

Järjestelmää ei otettu vielä opinnäytetyön aikana käyttöön, mutta toimeksiantajalla on nyt hyvät valmiudet käyttöönotolle, kun ajankohta sille on oikea. Opinnäytetyön tuotos oli toimeksiantajalle merkittävä, koska digitaalisen matka- ja kululaskuprosessin avulla se pääsee eroon nykyisen prosessin ongelmakohdista ja saa järjestelmän myötä etenkin positiivisia ajallisia vaikutuksia. Opinnäytetyön tarkoituksena on toimia toimeksiantajan saaman hyödyn lisäksi kattavana tietopakettina taloushallinnon opiskelijoille sekä matka- ja kululaskujärjestelmää käyttöönottaville organisaatioille.

The thesis was implemented as an assignment for Maaseudun Kehittämisyhdistys Ravakka ry. The aim was to enhance travel and expense management process and choose the best system for Ravakka. Ravakka’s travel- and expense management process included a lot of manual job as well as different errors which would be avoided by the system.

The theory part of the thesis includes travel and expense management processes and its phases in general level. In the development of processes general phases can be recognized that apply to all processes and these are explored in the second chapter of the theory. The end of the theory goes deeper into digitalization and travel and expense management systems and the systems’ different features. With the help of travel and expense management system the most automated process possible can be achieved for the organization’s needs. The information in the theory part is based on related literature, articles and material obtained from the internet.

The empirical part of the thesis starts with the introduction of the commissioner and the analyzation of its current travel and expense management process. The special needs, which are written down with executive manager, are studied in the early stage of the empirical part. After that the thesis gets acquainted with three different systems by theme interviews. The questions of theme interview were formed based on current travel and expense management process’s errors and organization’s special needs. Based on the research work, the system that best suited the commissioner’s needs was selected.

The system was not yet taken into use during the thesis study, but the commissioner has now good basis for using the system when the time is right. The results of the thesis were significant for the commissioner because with the digital travel and expense management process it can get rid of the current process errors and by means of the system it gets positive time saving effects. The aim of thesis is to act as a comprehensive information package and benefit for financial management students and organizations that will exercise the travel and expense system.