KNOWLEDGE MANAGEMENT IN MULTICULTURAL SME COMPANIES : Case: Ziliot International Ltd

Abstract

The objective of this research was to find out strengths and weaknesses in knowledge sharing and management between employees of Ziliot International Ltd.

The research method is qualitative and the approach is a case study. The theoretical part of the research consists of theories on knowledge, knowledge sharing and knowledge management. The main theme of the theory covers knowledge sharing and knowledge management in communities of practice, together with theory on effective communication in communities of practice. The empirical data was collected through semi-structured face-to-face interviews. Purpose of the interviews was to gather information about employees’ experiences of knowledge sharing and knowledge management in the case company.

The results of the interviews point out that the challenges in the knowledge sharing and the knowledge management are caused by the multicultural environment of the case company leading to difficulties in communication, and also by the structure of case company’s management. The interviewees experienced challenges in sharing tacit knowledge in an environment in which forming trust relationships between employees is done partially in ITC-applications. Regardless of these challenges, similarities in the age structure and attitudes of the employees enabled forming of self-managing community of practice enhancing effectiveness of the work.

The main conclusion is that weaknesses in the knowledge sharing and the knowledge management caused difficulties in clarifying the common practice and the common goal. Insecurity towards the abilities of the management to guide the community of practice could be fixed by improving the communication within the management and by improving the knowledge sharing process within the community of practice itself.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää tiedon ja tietämyksen johtamisen ja jakamisen heikkoudet ja vaikeudet Ziliot International Oy:n työntekijöiden välillä.

Tutkimusote on kvalitatiivinen ja tutkimusmenetelmä tapaustutkimus. Tutkimuksen teoreettinen osuus koostuu katsauksesta tiedon ja tietämyksen johtamisen sekä jakamisen teoriaan. Pääteemana toimii tiedon sekä tietämyksen johtaminen ja jakaminen tietoyhteisöissä sekä tietoyhteisöjen välinen tiedon ja tietämyksen kommunikointi. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin puolistrukturoitujen suullisten haastatteluiden avulla. Tutkimuksessa haastateltiin toimeksiantajayrityksen työntekijöitä syksyn 2012 aikana. Haastatteluiden tarkoituksena oli saada tietoa työntekijöiden kokemuksista tiedon ja tietämyksen johtamisen sekä jakamisen suhteen.

Tutkimustulosten mukaan yrityksen haasteet tietämyksen jakamisessa ja johtamisessa johtuvat monikulttuurisesta ympäristöstä, joka vaikeuttaa sisäistä kommunikaatiota sekä yrityksen johdon rakenteesta. Työntekijät kokivat haasteelliseksi jakaa hiljaista tietoa ympäristössä, jossa luottamussuhteiden luonti työntekijöiden kesken tapahtuu osittain ICT -sovelluksien avulla. Haasteista huolimatta, työntekijät olivat ikärakenteensa sekä samankaltaisten asenteidensa ja uskomustensa avulla onnistuneet luomaan itsenäisen käytäntöyhteisön, joka parantaa työteon sujuvuutta.

Johtopäätöksenä todettakoon, että heikkoudet tietämyksen jakamissa ja johtamisessa vaikeuttavat yhteisen työnkuvan sekä tavoitteiden selkeyttämistä. Epävarmuus johdon kykyihin ohjata käytäntöyhteisöä voitaisiin korjata kehittämällä johdon keskeistä kommunikaatiota sekä tapoja joilla käytäntöyhteisön jäsenet jakavat tietoa keskenään.