Eksplisiittisen tiedon jakaminen organisaatioiden välillä : case: tietopaketti Ruokapankin lahjoittajille

Abstract

Opinnäytetyön idea syntyi aiemmin toteutetun tutkimuksen kautta. Työn toimeksiantajana oli Tampereen evankelis-luterilaisen seurakuntayhtymän Ruokapankki. Tämä opinnäytetyö muodostui tutkimuspohjaiseksi toiminnalliseksi opinnäytetyöksi, jonka produktina tuotettiin tietopaketti. Opinnäytetyön tavoitteena oli edistää Ruokapankin ja heidän lahjoittajiensa välistä yhteistyötä eksplisiittisen tiedon jakamisen keinoin. Työn tarkoituksena oli luoda tiivis, mutta informatiivinen tietopaketti, jonka avulla Ruokapankki voi jakaa heidän toimintansa ja ylijäämäruoan lahjoittamisen kannalta olennaista tietoa lahjoittajilleen. Produktin tuottamisen pohjaksi toteutettiin laadullinen tapaustutkimus, jonka avulla selvitettiin nykyisten lahjoittajien ja Ruokapankin ruoka-avun logistiikkakeskuksen työntekijöiden ajatuksia tietopaketin sisällöstä ja muotoilusta. Tutkimusaineistona käytettiin aiemmin toteutettujen haastattelujen litteraatteja sekä Ruokapankin työntekijöille pidetyssä työpajassa kerättyjä materiaaleja. Aineistot analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.

Haastattelulitteraattien analysoinnin kautta selvisi neljä aihealuetta, joista koettiin olevan hyötyä tai joista toivottiin jaettavan lisää tietoa lahjoittajille. Aihealueet olivat Ruokapankin toiminta ja prosessikuvaus, toiminnan vaikuttavuus, lahjoitettavat tuotteet ja lahjoituksiin liittyvät tekijät sekä yhteydenottaminen Ruokapankkiin. Lisäksi kerättiin ajatuksia tietopaketin muotoon ja muotoiluun liittyen. Työpajan avulla syvennyttiin aiemmin opittuihin aihepiireihin. Lopputuloksena saatiin selville yksityiskohtaista tietoa aiemmin löydetyistä teemoista. Pajassa tuli esille uusia puolia ja kerättiin materiaalia tietopaketin tekstien kirjoittamista varten. Yhdistämällä haastattelulitteraatit ja työpajassa kerätyt materiaalit saatiin tuotettua laaja yksityiskohtainen kokonaisuus vastaamaan tutkimuskysymyksiin.

Tutkimustulosten pohjalta koottiin yleisluontoinen lista teemoista, jotka ovat hyödyksi vastaavanlaista tietopakettia luodessa. Tulokset vastasivat teoreettisen viitekehyksen kautta opittua. Haastateltavien ajatukset olivat joko tunne tai järkiperäisiin motiiveihin pohjautuvia. Kehitysideana esitettiin muiden Ruokapankin tiedon jakamisen keinojen ja välineiden, kuten verkkosivujen kehittämistä. Lisäksi todettiin, että jatkotutkimuksena voitaisiin tutkia joko Ruokapankin ja heidän vapaaehtoisten välistä tiedon jakamista tai tietopaketin aikaansaamia vaikutuksia.

The idea for this bachelor’s thesis came from a previously conducted study. This thesis was done as an assignment for Ruokapankki which is a food bank that is a part of the Tampere Lutheran Parishes. The goal of this thesis was to develop the collaboration between the Food bank and its donor organisations through explicit knowledge sharing. The purpose was to create a condensed but informative information package. The information package was given to the donors as a means to share essential knowledge on the Food bank, its operations and donating. A qualitative case study was conducted as a basis for the creation of the product. The study focused on ideas the employees and donors of the Food bank had about what the contents and design of the information package should be. The research data consisted of transcriptions of the previously done interviews and materials gathered from a workshop that was conducted as a part of this thesis. The data was analysed by using a data-driven content analysis.

Through analysing the interview transcriptions, it was found out that there were four themes about which the informants wanted more knowledge to be shared on. The themes were the functions and processes of the Food bank, the impact of their operations, the donations and important facts about them, and contacting the Food bank. Thoughts on the form and design of the information package was gathered as well. The purpose of the workshop was to receive more detailed information about the themes stated above. The workshop gave new insight as well as the materials gathered served as a basis when writing the texts for the information package. The interview transcriptions and the materials from the workshop combined gave a holistic and detailed answer to the research question.

Based on the results of the study a list of themes was compiled to be used in case a similar information package would be done in the future. The results were in line with the facts stated in the theoretical framework. The ideas of the interviewees were either emotional or rational in the scheme of motivation behind donating. As a development idea it was suggested that other knowledge sharing means and tools of the Food bank, such as their website was to be further developed. It was also proposed that a study on either the knowledge sharing between the Food bank and its volunteer workers or the effects of the information package, was to be conducted.