Building a better client experience for case registration via web
Patronen, Mari (2021)
Patronen, Mari
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060213619
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021060213619
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantajalle, perintätoimistolle, jota opinnäytetyössä kutsutaan nimellä yritys X. Yritys X tarjoaa asiakkailleen web palvelun, jota kautta nämä voivat rekisteröidä laskuja perintään turvallisesti. Jostain syystä kaikki asiakkaat eivät siltikään käytä web palvelua, vaan siirtävät laskut perintään käyttäen postia ja sähköpostia. Nämä tavat ovat alttiimpia virheille ja vähemmän turvallisia. Opinnäytetyön tarkoitus on oppia lisää asiakkaista, jotka eivät käytä web palvelua ja suunnitella palvelu uudelleen siten, että palvelee paremmin kaikkia asiakkaita. Yksi opinnäytetyön tarkoitus on myös nähdä voiko tuuppaamista käyttää muuttamaan asiakkaiden käytöstä siten, että he alkaisivat käyttää web palvelua.
Tutkimuskysymykset ovat:
Miksi jotkut asiakkaat eivät käytä sähköisiä kanavia datan lähetykseen?
Kuinka nykyinen palvelu voidaan suunnitella uudelleen palvelemaan asiakkaita paremmin?
Voidaanko tuuppausta käyttää työkaluna, jolla saadaan asiakkaat ottamaan palvelu käyttöön?
Tässä opinnäytetyössä käytetyt tutkimusmetodit ovat observointi Teamsia ja Skypeä käyttäen, sekä haastattelut. Tutkimuksista saatu data analysoitiin koodaamalla ja sanapilvellä. Analysoidun datan perusteella rakennettiin persoonat ja asiakaspolut. Asiakaspolut osoittivat, että tutkimushenkilöt voitiin jakaa kahteen kategoriaan: ne, jotka aloittavat web palvelun käytön, kun ensimmäisen kerran saavat käyttäjänimen ja salasanana, mutta käyttävät palvelua niin vähän kuin mahdollista sekä ne, jotka eivät koskaan kirjaudu palveluun itsenäisesti, kun he saavat käyttäjänimen ja salasanan. Tutkimuksessa löydetyt ongelmat jaettiin neljään kategoriaan: systeemistä puuttuva ohjaus, vaikeudet prosessissa, termien ymmärtämisen vaikeudet, ja henkilökohtaiset tekijät.
Ratkaisujen löytämiseksi pidettiin kaksi työpajaa, ja arvolupauskanvasta käytettiin työkaluna sopivien ratkaisujen löytämiseen. Tämän jälkeen toimeksiantajalle tehtiin suosituksia siitä, kuinka web palvelua voisi muotoilla uudelleen asiakkaiden tarpeille sopivammaksi, mutta myös siitä kuinka web palvelun oheispalveluita voisi muotoilla uudelleen sen varmistamiseksi, että asiakkaat ottavat palvelun käyttöön ja käyttävät sitä nykyistä enemmän. Suosituksia tehtiin myös siitä, kuinka tuuppausta voi käyttää eri ratkaisujen kanssa sen varmistamiseksi, että asiakkaat ottavat palvelun käyttöön. This thesis was made for a commissioner, debt collection company called company X. Company X offers a web service for its clients where they can register invoices to collection securely. For some reason, all clients still do not use the web service to transfer invoices to collection but use email and mail, which are more error prone and less secure. The aim of the thesis is to learn more about those clients and redesign the web service to better meet client needs and to entice them to start using the web service. One aim is also to learn if nudging can be used to change client behavior towards using the web service.
The research questions are set as:
Why do some clients not send data via electronic channels?
How can the service be redesigned to better meet client needs?
Can nudging be used to help clients adopt the web service?
The research methods used in this thesis were observations by Teams and Skype using thinking out loud and interviews. The research data was then analyzed using coding and word cloud. From the analyzed data, personas and their customer journey maps were made. The customer journey maps showed that the study subjects could be divided into two categories: those who start using the web service when they first receive the username and password but use the service the minimum amount possible and those do never log into the service on their own, when they receive the username and password. The problems found in the research were divided into four categories: lack of guidance from the system, process difficulties, difficulties understanding the terms, and personal factors.
Workshops were held to ideate solutions for the problems, and value proposition canvas was used to choose the most fitting solutions. After that, recommendations were made for the commissioner on how the web service should be redesigned to better meet client needs, but also how to redesign the services surrounding the web service, to make sure that clients adopt the web service and expand the use. There were also recommendations made on the different nudges that can be used with the different solutions to make sure that clients do adopt the web service.
Tutkimuskysymykset ovat:
Miksi jotkut asiakkaat eivät käytä sähköisiä kanavia datan lähetykseen?
Kuinka nykyinen palvelu voidaan suunnitella uudelleen palvelemaan asiakkaita paremmin?
Voidaanko tuuppausta käyttää työkaluna, jolla saadaan asiakkaat ottamaan palvelu käyttöön?
Tässä opinnäytetyössä käytetyt tutkimusmetodit ovat observointi Teamsia ja Skypeä käyttäen, sekä haastattelut. Tutkimuksista saatu data analysoitiin koodaamalla ja sanapilvellä. Analysoidun datan perusteella rakennettiin persoonat ja asiakaspolut. Asiakaspolut osoittivat, että tutkimushenkilöt voitiin jakaa kahteen kategoriaan: ne, jotka aloittavat web palvelun käytön, kun ensimmäisen kerran saavat käyttäjänimen ja salasanana, mutta käyttävät palvelua niin vähän kuin mahdollista sekä ne, jotka eivät koskaan kirjaudu palveluun itsenäisesti, kun he saavat käyttäjänimen ja salasanan. Tutkimuksessa löydetyt ongelmat jaettiin neljään kategoriaan: systeemistä puuttuva ohjaus, vaikeudet prosessissa, termien ymmärtämisen vaikeudet, ja henkilökohtaiset tekijät.
Ratkaisujen löytämiseksi pidettiin kaksi työpajaa, ja arvolupauskanvasta käytettiin työkaluna sopivien ratkaisujen löytämiseen. Tämän jälkeen toimeksiantajalle tehtiin suosituksia siitä, kuinka web palvelua voisi muotoilla uudelleen asiakkaiden tarpeille sopivammaksi, mutta myös siitä kuinka web palvelun oheispalveluita voisi muotoilla uudelleen sen varmistamiseksi, että asiakkaat ottavat palvelun käyttöön ja käyttävät sitä nykyistä enemmän. Suosituksia tehtiin myös siitä, kuinka tuuppausta voi käyttää eri ratkaisujen kanssa sen varmistamiseksi, että asiakkaat ottavat palvelun käyttöön.
The research questions are set as:
Why do some clients not send data via electronic channels?
How can the service be redesigned to better meet client needs?
Can nudging be used to help clients adopt the web service?
The research methods used in this thesis were observations by Teams and Skype using thinking out loud and interviews. The research data was then analyzed using coding and word cloud. From the analyzed data, personas and their customer journey maps were made. The customer journey maps showed that the study subjects could be divided into two categories: those who start using the web service when they first receive the username and password but use the service the minimum amount possible and those do never log into the service on their own, when they receive the username and password. The problems found in the research were divided into four categories: lack of guidance from the system, process difficulties, difficulties understanding the terms, and personal factors.
Workshops were held to ideate solutions for the problems, and value proposition canvas was used to choose the most fitting solutions. After that, recommendations were made for the commissioner on how the web service should be redesigned to better meet client needs, but also how to redesign the services surrounding the web service, to make sure that clients adopt the web service and expand the use. There were also recommendations made on the different nudges that can be used with the different solutions to make sure that clients do adopt the web service.