Esimiesten ja henkilöstöpalveluiden välinen viestintä : Case: Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy, henkilöstöpalvelut

Abstract

Tiivistelmä

Työn tavoitteena oli selvittää Jyväskylän ammattikorkeakoulun esimiesten ja henkilöstöpalveluiden välisen viestinnän nykytila, mahdolliset ongelmat viestinnässä, viestintäkanavat sekä lähitulevaisuu-den näkemykset ja odotukset viestintään liittyen. Tarkoituksena oli löytää mahdollisia kehitettäviä osa-alueita sisäisessä viestinnässä näiden kahden ryhmän välillä ja antaa kehitysehdotuksia niihin.

Työn teoriaosuudessa käsiteltiin viestinnän merkitys, sisäistä viestintää ja sen tehtäviä, viestintä-kanavia, kriisiviestintää ja viestinnän suunnittelua sekä viestintästrategiaa. Tarkoituksena oli selvit-tää sisäisen viestinnän merkitys organisaation toiminnassa sekä organisaatiokulttuurin luomisessa.

Tutkimus toteutettiin maaliskuun 2012 aikana esimiesten ja henkilöstöpalveluiden teemahaastatte-luin (ensimmäinen yksilöhaastatteluna, loput ryhmähaastatteluina). Markkinointipäällikkö Heli Toi-volan haastattelu toteutettiin huhtikuussa. Haastatteluja oli yhteensä seitsemän. Teemahaastatte-lussa oli kuusi teemaa ja vastaukset yhdistettiin teemojen mukaan.

Haastattelujen perusteella esimiehet olivat tyytyväisiä tämän hetken viestintään henkilöstöpalvelui-den ja heidän välillään. Henkilöstöpalvelut taas näkivät puutteita esimiesten vastavuoroisuudessa ja tiettyjen tietojen antamisessa. Kriisiviestintää ei kovin hyvin osattu yhdistää henkilöstöpalveluiden rooliksi. Henkilöstöön liittyvissä kriiseissä roolina olisi tuen ja jälkihoidon antaminen. Henkilöstöpal-velut kaipasivat kriisiviestinnän roolinsa enemmän opastusta. Uusi tuleva pikaviestin järjestelmä jakoi esimiesten näkemyksiä, mutta henkilöstöpalvelut näkivät järjestelmässä hyviä mahdollisuuksia viestinnän parantamiseen.

Mahdollisia jatkotutkimusaiheita tämän tutkimustyön pohjalta voisivat olla esimerkiksi rekrytointi-prosessin suunnittelu, henkilöstöpalveluiden tilasuunnittelu ja henkilöstöpalveluiden asiakaspalve-lun laadun mittaaminen.

Abstract

The aim of thesis was to define the current state of communication, potential problems in commu-nication, communication channels and expectations of the near future communication between managers and the Human Resources Services at JAMK University of Applied Sciences. The purpose was to identify potential areas to be developed and suggestions for developing the internal com-munication between these two groups.

The theoretical part of the thesis deals with the meanings of communication, internal communica-tion and its tasks, communication channels, crisis communication and planning and strategy. The purpose was to explore the role of internal communication in organizational functions and in the creation of organizational culture.

The theme interviews (the first was an individual interview, the rest were group interviews) of man-agers and Human Resource Services conducted in March 2012. The interview of marketing manager Heli Toivola was conducted in April the same year. The total number of interviews was seven. There were six themes in the interviews, and the answers were combined according to their themes.

The interviews showed that the managers were satisfied with the current state of internal commu-nication between them and the Human Resources Services. On the other hand, the Human Re-sources Services saw a lack in the reciprocity of the managers and in the way they provided infor-mation. Crisis communication was not strongly thought to be part of the Human Resources Services’ role except for the role of support and providing after-care crises related to the staff. The Human Resources Services longed for more guidance for their role in crisis communication. The future in-stant messaging system divided the managers’ views, but the Human Resources Services saw good opportunities to improve communication with the new system.

Potential topics for further research on the basis of this research could be designing the recruitment process, the planning of the Human Resource Services’ premises and measuring the quality of the Human Resources Services’ customer service.