Sähköisen taloushallinnon kehittäminen asiantuntijayrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa toimeksiantajan taloushallinnon prosesseja, koska tarkasteltavassa yrityksessä koettiin, että taloushallinto ei ollut tehokasta ja siihen kului yrityksessä liikaa resursseja. Työn tarkoituksena oli tutkia ja tehostaa yrityksen sähköistä taloushallintoa ja löytää toimivampia ratkaisuja taloushallinnon toteuttamiseen.

Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin sähköisen taloushallinnon määritelmiä ja käytiin lyhyesti läpi sähköiseen taloushallintoon siirtymisen prosessi. Lisäksi siinä pilkottiin taloushallinnon kokonaisuus osiin ja käytiin läpi näiden osien prosesseja sähköisen taloushallinnon näkökulmasta.

Opinnäytetyön raportointiosassa käytiin ensin läpi toimeksiantajayrityksen taloushallinnon prosessit ja ongelmakohdat. Tutkiminen tapahtui työskentelemällä yrityksen hallinnossa vastaten taloushallinnon eri osa-alueiden rutiineista. Yrityksen taloushallinnon prosesseihin perehdyttiin kokonaisvaltaisesti ja yksityiskohtaisesti.

Yrityksen prosessien määrittelemisen jälkeen, annettiin kehitysehdotukset ja toteutettiin prosessien käytännön muutokset, sekä tarvittavat perehdytykset muille työntekijöille.

Suurimmat muutokset olivat uuden taloushallintokumppanin etsiminen ja yrityksen palkkahallinnon kokonaisuuden uudistaminen alkaen työajankirjauksesta, aina palkkojen automaattiseen kustannuspaikkatiliöintiin asti. Lisäksi myynti- ja ostolaskutuksen prosesseja kehitettiin tehokkaammiksi.

Tehtyjen uudistusten todettiin parantaneen yrityksen taloushallinnon tehokkuutta ja reaaliaikaisuutta. Tulevaisuuden kehityskohteiksi määriteltiin myyntilaskutuksen ja palkanlaskennan prosessien automaation lisääminen.

The aim of the thesis was to improve an expert organisation’s financial administration processes. The company’s management felt that their financial administration could be more efficient and less time-consuming. The purpose of the thesis was to research and optimize the company’s digital financial administration and to find new and better ways to utilize digitality in financial administration.

The theoretical framework of the thesis consisted of defining electronic and digital financial administration and a short checklist of things one should include into the process of transitioning to electronic or digital financial administration. In the other chapter of the theoretical part, financial administration was divided into individual processes and these processes were viewed from the standpoint of digital financial administration.

In the report section of the thesis the company’s processes and problem areas within those processes were defined. The research was conducted by working in the company’s administration as a back-office employee, being responsible for various routines in the company’s financial administration. The processes were studied comprehensively and in detail.

After defining the processes, proposals on how to improve the processes were made. The changes were implemented into practice and the new processes were introduced to company employees.

The most significant reforms were the changing of the company’s accounting partner and a total overhaul of the company’s payroll system. The payroll system was renewed starting from employee time tracking to automating the accounting entries. Sales and purchase invoice processes were also developed to be more efficient.

The reforms that were made during the project had a positive impact on the efficiency of the company’s processes. Reports of the company’s financial status are now real-time and help to make better decisions in the future. Future development targets were also identified. These include increasing the degree of automation in sales invoicing and payroll processes.