Hotelli Sorsanpesän toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoprojekti

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite oli tutkia hotelli Sorsanpesän toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoprojektia ja sen käyttöönoton onnistumista, järjestelmän toimintaa ja ominaisuuksia sekä sen merkitystä asiakkuudenhallinnassa ja asiakaspalveluprosessissa. Työn teoriaosuudessa käsitellään hotellijärjestelmien rakennetta ja ominaisuuksia, projektinhallintaa, muutokseen sitouttamista sekä asiakkuuksien hallitsemista. Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen voi olla haastavaa. Kehityksen ja digitalisaation myötä se on kuitenkin välttämätöntä, jos halutaan pysyä kilpailukykyisinä. Keskeinen syy uuden järjestelmän käyttöönottamiselle on oman liiketoiminnan tehostaminen. Merkittävimpiä tekijöitä projektin onnistumisessa ovat huolellinen suunnittelu ja riskienhallinta, selkeästi asetetut tavoitteet, jatkuva vuorovaikutus ja viestintä, hyvä johto sekä sitoutunut henkilökunta. Hotellijärjestelmä ohjaa kaikkia ydintoimintoja, jotka auttavat organisoimaan ja hallitsemaan hotellin päivittäisiä tehtäviä. Sen tarkoitus on integroida liiketoimintaprosesseja tehokkaiksi kokonaisuuksiksi. Lyhyesti sanottuna hotellin toiminnanohjausjärjestelmä automatisoi, tehostaa ja sujuvoittaa toimintoja, säästää työaikaa ja auttaa palvelemaan asiakkaita paremmin. Opinnäytetyö on kvalitatiivinen tutkimus ja se noudattaa tapaustutkimuksen periaatteita. Empiriaosuus koostuu järjestelmän käyttäjien teemahaastatteluista. Haastateltavat valikoitiin kohdeyrityksen eri osastoilta, jotta tuloksia saatiin laajasti eri näkökulmista. Haastattelu kartoittaa loppukäyttäjien kokemuksia uuden järjestelmän käyttöönotosta sekä siitä saatavista hyödyistä. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että järjestelmän vaihtoprojekti on kokonaisuutena onnistunut. Sille asetetut tavoitteet saavutettiin ja uuden järjestelmän ominaisuuksiin ollaan tyytyväisiä. Henkilökunta oli hyvin sitoutunut muutokseen ja koulutus sekä käyttöönoton jälkeinen opastus oli onnistunut, mutta projektin suunnittelussa, aikataulutuksessa, riskienhallinnassa ja viestinnässä oli eniten parannettavaa. Uudessa pilvipohjaisessa järjestelmässä oltiin tyytyväisiä etenkin monipuolisiin integraatiomahdollisuuksiin, parempaan raportointiin, helppokäyttöisyyteen sekä loogisuuteen.