Projektinhallinnan kehittäminen : Yritys X:n uuden asiakkaan käyttöönottoprojekti

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Yritys X:lle, joka toivoi projektitoimintansa kehittämistä. Työ toteutettiin tapaustutkimuksena tutkien Yritys X:n uuden asiakkaan käyttöönottoprojekteja, eikä sen tulosten ole tarkoitus olla yleistettävissä tai rinnastettavissa muihin projekteihin. Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää Yritys X:n projektinhallintaa ja selkeyttää projektin siirtymävaiheissa työskentelyä. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää Yritys X:n uuden asiakkaan käyttöönottoprojektin nyky- ja tavoitetila, kartoittaa projektin kehittämistarpeet ja luoda niihin ratkaisut.

Toiminnan nykytila ja kehityskohteet kartoitettiin sähköposti- ja syvähaastatteluilla sekä dokumenttianalyysillä. Ratkaisuja annettaessa käytettiin lisäksi asiantuntijahaastattelua. Tutkimuksen aineisto koostuu käsitellystä teoriasta, seitsemästä haastattelusta ja kahden eri projektin dokumentaatiosta. Haastattelut koostuvat kolmen projektipäällikön sähköpostihaastatteluista, palvelutuotannon esihenkilön syvähaastattelusta, kahden myynnin vastuuhenkilön sähköpostihaastatteluista ja ulkopuolisen asiantuntijan haastattelusta. Nykytilaa analysoimalla saatiin selville tavoitetila, johon kehittämistyöllä pyrittiin. Opinnäytetyön toimeksiantajan nimi on piilotettu salassapitovelvollisuuden vuoksi.

Teoreettinen viitekehys koostui projektista, sen elinkaaren vaiheista sekä projektinhallinnasta. Tutkimustyössä saatiin selville Yritys X:n uuden asiakkaan käyttöönottoprojektin siirtymävaiheiden kehityskohteet, tavoitetila ja ratkaisut. Ratkaisujen avulla Yritys X:ssä voidaan toteuttaa tarvittavat parannukset tavoitetilan saavuttamiseksi. Ratkaisuihin sisältyy monipuolisesti tietoa, ohjeita, toi-mintatapoja, suosituksia ja työkaluja, mitä voi hyödyntää projektinhallinnan eri vaiheissa.

Projektinhallintaa kehittävien toimenpiteiden luovuttamisen myötä Yritys X saa sovitettua ratkaisut osaksi projektitoimintaa. Ratkaisut sisältävät ohjeistuksen koskien projektin tehtävienhallintaa, vastuunjakoa, ohjausta, resursointia, asiakkuutta, viestintää, dokumentointia ja mittaamista.

This thesis was commissioned by Company X, which hoped to develop its operations on their projects. The thesis was conducted as a case study examining project implementations regarding Company X's new clients and its results are not intended to be generalised or compared to other projects. The goal of this thesis was to develop Company X's project management and to clarify working in the transition phases of the project. The purpose of this thesis was to define the current and desired state of project implementations regarding Company X's new clients, to map the project development needs and create solutions to them.

Information on the current state of projects and development targets was collected by e-mail- and in-depth interviews as well as by document analysis. In addition, an expert interview was held to provide better solutions. The research material consisted of a theoretical part, seven interviews and documentation of two different projects. The interviews consisted of e-mail interviews with three project managers, an in-depth interview with a service production supervisor, e-mail interviews with two sales managers and an interview with a project management expert. By analysing the current state, the desired state was determined, which was sought to be achieved through the development work. Company X's real name is hidden due to duty of secrecy.

The theoretical framework of this thesis covered the project, its lifecycle stages and project management. The development targets, desired status and solutions in the project implementation regarding the new customer were determined in the research. With the help of the solutions, the necessary improvements can be made in Company X to achieve the desired state. The solutions include a wide range of information, instructions, procedures, recommendations and tools that can be utilised at different stages of project management.

When the solutions meant to improve project management are handed over, Company X can incorporate them into the project work. The solutions include guidance for project task management, responsibility allocation, instructions, resources, customer relations, communication, documentation and measurement