Ohjeet ostotilauksen tekemiseen Visma L7:ssä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia lyhytsanaiset ja yksiselitteiset ohjeet ostotilauksen tekemiseen Visma L7 ­toiminnanohjausjärjestelmässä. Työn toimeksiantajana oli yritys, joka suunnittelee ja valmistaa automaattisia tuotantolinjoja pääasiassa ohutlevyteollisuudelle. Yrityksellä on suunnittelua ja tuotantoa niin kotimaassa kuin ulkomaillakin ja yrityksen alihankkijaverkosto on erittäin laaja. Toimeksiantajayritys halusi pysyä nimettömänä ja siksi opinnäytetyössä puhuttiin vain toimeksiantajayrityksestä.

Opinnäytetyö tehtiin toiminnallisena opinnäytetyönä, jossa on toisiaan täydentävät osat raportti ja varsinainen tuotos. Tietoperusta muodostui toiminnanohjausjärjestelmiin ja ohjeiden laatimiseen liittyvään kirjallisuuteen sekä nettiartikkeleihin perehtymisestä. Tärkeitä olivat myös toimeksiantajayrityksen edustajien haastattelut sekä tutustuminen yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään Visma L7:ään. Ohjeissa käytettiin käskymuotoa, tunnistettiin ohjattavan toiminnan olennaiset tiedot ja vaiheet sekä esitettiin asiat helposti hahmottuvassa muodossa.

Opinnäytetyön tuotoksena valmistuivat ohjeet osaluettelon siirtoon, ostatukseen, ostotilauksen tekemiseen ja ostotilauksen päivämäärän muuttamiseen. Lisäksi tehtiin ohje, miten virheellisen ostotilauksen voi poistaa järjestelmästä. Toimeksiantajayrityksen toiveesta opinnäytetyöhön liitetyistä ohjeista poistettiin kaikki tiedot niin, että toimeksiantajayritys ei ole tunnistettavissa.

Valmiit ohjeet opastavat Visma L7 ­järjestelmän ostotoiminnassa. Ne neuvovat järjestelmän oikeaan ja tehokkaaseen käyttöön, ja niiden avulla voidaan vähentää toimintahäiriöiden riskiä. Selkeiden ja yksityiskohtaisten ohjeiden avulla kuka vain pystyy toimeksiantajayrityksessä tekemään ostotilauksia. Jatkossa ostajien töitä voidaankin jakaa tarpeen vaatiessa muille yrityksen työntekijöille sijaisten hankkimisen sijaan.