Pk-yrityksen henkilöstötietojärjestelmän vaatimusmäärittelyprosessi

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee pk-yrityksen henkilöstötietojärjestelmän hankintaprosessia vaatimusmäärittelyyn asti. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sen toimeksiantajan vaatimukset, ehdot sekä rajoitteet hankittavalle henkilötietojärjestelmälle toimeksiantajan kannalta tarkoitukseen parhaiten soveltuvalla menetelmällä ja käynnistää näin kyseisen järjestelmän hankintaprosessi. Työn toimeksiantajana toimi Aikamatkat Oy tytäryhtiöineen.

Kyseessä on toiminnallinen opinnäytetyö, joka sisältää sekä teoriaa että sen soveltamista käytännössä. Teoriaosuudessa käydään läpi työntekijän henkilötietojen käsittelyä ajankohtaisen lainsäädännön mukaisesti, mistä siirrytään järjestelmähankinnan valmistelun kautta vaatimusten keräämis- ja dokumentointimenetelmiin. Hankinta- ja vaatimusmäärittelyteorian perusteella toimeksiantajan tarpeet kerättiin järjestelmän tulevilta käyttäjiltä user storyina eli käyttäjätarinoina, jotka story mapping -metodia käyttämällä muutettiin tarkemmiksi vaatimuksiksi.

Toimeksiantaja piti opinnäytetyötä ja erityisesti valittuja menetelmiä onnistuneena, vaikka vaatimusmäärittelyn viimeistelyä jatketaankin vielä opinnäytetyöprojektin päättymisen jälkeen. Tähän liittyy myös merkittävin opinnäytetyön perusteella tehtävä johtopäätös – hankintaprosessissa aika ei ole rahaa kuin käänteisessä mielessä. Järjestelmähankinnassa onnistuakseen erityisesti rajallisilla resursseilla operoivien pk-yritysten tulee panostaa huolelliseen tarpeiden ja vaatimusten kartoittamiseen.

This thesis is about the procurement process of a SME’s Human Resource Information System (HRIS) up to specification its requirements. The purpose of the thesis was to find its client’s requirements, conditions and restrictions for the HRIS by methods chosen to be most suitable for the client and thus start the system acquisition. The work was commissioned by Aikamatkat Oy and its subsidiaries.

The theorical part in this functional thesis introduces management of employee's personal data in accordance with the current legislation, which is then followed by preparation phases of the system procurement process and eventually the methods of requirements collection and documentation. This theory is later converted into practice, during which the customer's needs were collected from HRIS’ stakeholders in a form of user stories and then transformed into more specific requirements using the story mapping method.

The client evaluated the thesis and especially the chosen methods to be successful, even though the finalization of the requirements will be continued after the thesis project has ended. That includes also the most significant conclusion made based on the thesis - in the system procurement process, time is money only in the conversed sense. To succeed in such a process, especially SMEs with limited resources, should invest in a thorough identification of their needs and requirements.