Yrityksen johtaminen : Johtamistyökalujen kehittäminen Yritys X:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana oli kauppapuutarha, josta käytettiin nimitystä Yritys X. Yritys X on keskisuuri perheyritys, jonka johtoon uusi sukupolvi on vähitellen nousemassa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selkeyttää yrityksen johtamista kehittämällä johtamistyökaluja yrityksen johdon käyttöön. Johtamisessa esiintyviä ongelmakohtia ja kehittämistarpeita kartoitettiin havainnoimalla toimintaa sekä haastattelemalla yrityksen neljää johtajaa. Haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin, mutta ne ovat salaisia niissä esiintyvien luottamuksellisten asioiden vuoksi.

Yrityksen johtamista lähdettiin selkeyttämään lähtökohdista alkaen. Yritykselle muotoiltiin toiminta-ajatus, arvot, visio ja strategia kirjalliseen muotoon, koska niitä ei ollut yhtenäisesti määritelty aikaisemmin. Organisaation toimintasuhteita selkeytettiin tekemällä organisaatiokaavio funktiojakoon perustuen. Toimintaprosessit mallinnettiin prosessikaavioilla, joissa esiintyvien kriittisten vaiheiden pohjalta kehitettiin yritykselle mittaristo. Mittareille laadittiin käyttöperiaatteet, jotka sisältävät tulosten raportoinnin ohjeet. Yleisesti yrityksen ja erityisesti johdon raportointia pyrittiin selkeyttämään kehittämällä raportointikäytäntö, joka käsittää kuukausi-, viikko- ja päivätason raportoinnin. Jotta raporttien käsittely ja suullinen tiedonvaihto toteutuisi mahdollisimman hyvin, muodostettiin yrityksen johtajista kaksi erilaajuista johtoryhmää ja kehitettiin niille kokouskäytännöt.

Työssä kehitettiin hyvin monipuolisesti johdon työkaluja. Toiminta-ajatus, arvot, visio ja strategia sekä organisaation rakenne ja prosessit ovat yrityksen toiminnassa suhteellisen pysyviä. Niiden tarkastelua ja uudelleenmäärittelyä kannattaa tehdä vuositasolla ja varsinkin silloin, jos toimintaan tulee muutoksia. Mittareita, raportointikäytäntöä ja johtoryhmätyöskentelyä arvioidaan ja kehitetään jatkuvalla prosessilla. Alussa tärkeintä on ottaa työkalut käyttöön ja vakiinnuttaa niiden rooli yrityksen johtamisen apuna.

This thesis was commissioned by a market garden which will is referred to as Company X. Company X is a middle-sized family business and a new generation is gradually taking on management responsibilities in the company. The aim of the thesis was to clarify the management operations of the company and to develop management tools for the leaders of the business. Development needs and problems were charted by observation and in interviews with the company’s four leaders. The interviews were recorded and transcribed. They are not for general publication because they contain confidential matters.

Clarification of the management operations was started from first principles. Mission statement, values, vision and strategy were expressed in written form because they had not been uniformly defined previously. The operational relationships within the organisation were clarified with the help of an organisation chart based on functions and areas of responsibility. Operating processes were modeled as process charts. Based on the critical points of the processes, a monitoring system was developed for the company. In addition, guidelines for using the monitoring system were drawn up, including instructions for reporting the results. Reporting practices were created for the company, consisting of monthly, weekly and daily reporting procedures; the aim is to ensure a clear and consistent system of management reporting. In order that processing of the reports and oral information exchange should be as effective as possible, the leaders of the company have been named into two different management groups and a clear set of meeting practices have been developed for those groups.

In the thesis a very wide range of management tools has been developed. Mission statement, values, vision and strategy, as well as the organisational structure and processes are quite stable in the operation of the company. They should be checked and re-defined annually, and especially when changes are made in the company’s operations. The monitoring system, reporting practices and the work of the management groups should be evaluated and developed in a continuous process. To begin with, the most important thing is to put the management tools into operation and establish their role as aids for the effective management of the company.