Taloushallintojärjestelmän käyttöönoton käsikirja

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe oli tehdä Taloushallintojärjestelmän käyttöönoton käsikirja Maestro-yhtiöiden projektipäälliköiden käyttöön. Taloushallinnonjärjestelmän käyttöönoton käsikirja on kaikkien Maestroilla työskentelevien projektipäälliköiden käytössä, vaikka se on ensisijaisesti laadittu palvelemaan omaa työskentelyäni projektipäällikkönä.

Teoriaosassa olen keskittynyt yleisesti projektihallintaan. Projektihallinta sisältää yleiskuvauksen projek-tista, projektijohtamisen, projektin organisoinnin, projektisuunnitelman, projektin vaiheistuksen, aikaohjauksen, resurssiohjauksen, riskienhallinnan, viestinnän ja raportoinnin sekä projektin päättämisen. Teoriaosassa olen käynyt läpi projektiin liittyvät termit ja määritelmät sekä sudenkuopat. Projektipäälliköiden perustaidot olen käynyt läpi teoriaosassa.

Kokemuksia aikaisemmista projekteista käsitellään empiirisessä osassa. Siinä tutkimusaineistona on ollut Maestrojen vuosina 2008-2011 asiakkailtaan keräämät arviot käyttöönottoprojektin onnistumisista. Lä-hinnä keskityin arvioinneissa projektinläpiviemisen kokonaisonnistumiseen sekä projektipäälliköiden onnistumiseen projekteissa. Asiakastyytyväisyyskyselylomakkeita oli 143 kappaletta. Arviointi tehtiin asteikolla 1-5, jossa 1 tarkoitti epäonnistumista ja 5 erinomaista onnistumista. Kokonaistyytyväisyyden suhteen 35,66 % koki projektin onnistuneen erinomaisesti, 46,85 % mukaan projekti vastasi pääosin sille asetettuja tavoitteita, 6,99 % piti projektia keskinkertaisesti onnistuneena, 4,9 % mielestä projekti ei täysin vastannut sille annettuja tavoitteita ja 5,59 % oli jättänyt vastaamatta. Kukaan ei kokenut projektin epä-onnistuneen täysin. Projektipäällikön toiminnasta parhaan arvosanan antoi 51,75 %, toiseksi parhaan 32,17 %, 10,49 % kolmanneksi parhaan, 0,7 % neljänneksi parhaan ja 4,89 % jätti vastaamatta. Kukaan ei kokenut projektipäällikön kokonaan epäonnistuneen tehtävässään.

Opinnäytetyötä tehdessäni totesin asiakastyytyväisyyskyselylomakkeen olevan suppea. Opinnäytetyöni tuloksena syntyi Taloushallintojärjestelmän käyttöönoton käsikirjan lisäksi laajempi asiakastyytyväisyys-kyselylomake. Käyttöönoton käsikirjan tehtävä on toimia muistilistana projektin projektihallinnassa sekä päivittyä uusien projektin antamien kokemusten myötä.

The purpose of this thesis was to compile a startup manual for a financial management system to be used by the project managers of Maestro companies. The new manual will be made available for all project managers at Maestro, even though it is primarily intended to support my own work as a project manager.

In the theoretical part I focused on project management in general. Project Management provides a general description of the project, project management, project organization, project plan, project phasing, time control, resource management, risk management, communication and reporting, and the conclusion of a project. The theoretical framework includes descriptions of the project-related terms and definitions, as well as the pitfalls. The basic skills and requirements of a project manager are also discussed in the theoretical framework.

The empirical part of this study concentrated on experiences from previous projects. The research material encompassed the client reviews on successful project implementation collected by the Maestro group during 2008-2011. The focus was mainly on the evaluations of overall project completion and successful project management. The number of customer satisfaction questionnaires was 143. The evaluation was carried out on a scale of 1-5, with 1 for failure and 5 for excellent success. The overall satisfaction ratio of 35.66% indicated that the project was an outstanding success, with 46.85% for the project meeting its ob-jectives for the most part, 6.99% for a moderately successful project, 4.9% feeling that the project did not fully correspond to the objectives set and 5.59% not responding. No one saw the project completely un-successful. The actions of the project manager were given the best grade by 51.75%, the second-best grade by 32.17%, the third best by 10.49%, the fourth best by 0.7% and 4.89% did not respond. No one estimated that the project manager would have completely failed in the task.

This study pointed out that the customer satisfaction questionnaire was rather limited. Nevertheless, as a result of my thesis the introductory manual for Financial Management System was further enhanced by a broader customer satisfaction questionnaire. The introductory manual is to serve as a checklist for project management, as well as to be updated in accordance with the experiences from new projects.