Tekoälyn hyödyntäminen ostolaskuprosessissa

Abstract

Tämän tutkimuksellisen kehittämistyön tarkoituksena oli tarkastella tekoälyn osallisuutta yrityksen taloushallinnossa, erityisesti ostolaskuprosessissa. Työn toimeksiantajana toimi jyväskyläläinen tilitoimisto ja case-yrityksenä oli yksi tilitoimiston asiakkaana toimiva kansainvälistä kauppaa käyvä osakeyhtiö. Työn tavoitteena oli tehdä kirjallinen selvitys case-yrityksen ostolaskuprosessin nykytilasta ja sen tueksi luotiin prosessikuvaus, joka auttoi hahmottamaan ydin- ja tukiprosesseja. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena käyttäen puolistrukturoitua teemahaastattelua aineistonkeruumenetelmänä. Teemahaastattelun runko rakennettiin teoreettisen viitekehyksen pohjalta. Haastattelu toteutettiin toukokuussa 2021 ja siihen osallistuivat case-yrityksen kirjanpitäjät. Haastattelu nauhoitettiin ja litteroitiin. Teemahaastattelu toimi tutkimuksen primääriaineistona ja sen tukena oli sekundääriaineisto, joka muodostui jo olemassa olevasta kirjallisesta aineistosta, joka käsitteli case-yritystä ja heidän taloushallintonsa eri prosesseja. Tutkimustuloksista nousi esille, että case-yritys hyödyntää tällä hetkellä ostolaskuprosessissaan paljon sääntöpohjaista automatisointia, mutta tekoälyä ei prosessissa vielä hyödynnetä. Prosessikuvaus kuitenkin osoitti, että prosessissa olisi useita työvaiheita, joissa tekoälyn ominaisuuksia olisi mahdollista hyödyntää. Prosessikuvaus osoitti myös sen, että ostolaskujen käsittelyyn sisältyy paljon manuaalista tarkastamista sekä korjaamista ja tämä onkin yksi prosessin työläimmistä ja aikaa vievimmistä vaiheista. Tutkimuksen aikana prosessin suurimmaksi haasteeksi nousi tällä hetkellä käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä, Visma L7, jossa myös yrityksen kirjanpito ja ostoreskontra toimivat. Järjestelmä koettiin haastattelun perusteella vanhanaikaiseksi sekä joustamattomaksi ja virheiden jälkikäteen korjaaminen hyvinkin työlääksi. Tavoitteena oli luoda prosessikuvaus, jossa pystytään yksityiskohtaisesti tarkastelemaan ostolaskuprosessin ei vaiheita sekä niiden sidonnaisuuksia toisiinsa. Tässä onnistuttiin ja toteutettu prosessikuvaus toimii pohjatyönä ostolaskuprosessin jatkokehittämistä varten.