Perehdytysopas laskutuksen ja saatavien hallinnan tiimille

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön toimeksianto saatiin huhtikuussa 2021. Toimeksiantajana oli energia-alalla toimiva Yritys X. Toimeksianto saatiin opinnäytetyön tekijän aloittaessa yrityksessä reskontran harjoittelijana. Tiimin perehdytysprosessissa oli huomattu selkeitä puutteita, joita lähdettiin kehittämään luomalla perehdytysopas. Opinnäytetyön tavoitteena ja kehittämiskohteena oli parantaa ja selkeyttää Yritys X:n laskutuksen ja saatavien hallinnan tiimin perehdytysprosessia. Tarkoituksena oli kehittää tiimille perehdytysopas, joka antaa perehdytykselle selkeän rungon ja helpottaa tiedon etsimistä.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys keskittyi kuvaamaan perehdytystä, sen käsitteistöä ja prosessia. Tarkoituksena oli selvittää, millaista on hyvä perehdytys ja mistä osa-alueista prosessi koostuu. Teoreettisen viitekehyksen lähteinä käytettiin perehdytykseen liittyvää kirjallisuutta, verkkolähteitä, sekä opinnäytetyön tekijän omia perehdytyskokemuksia. Omakohtaisia perehdytyskokemuksia käytettiin osana laskutuksen ja saatavien hallinnan tiimille tehtyä perehdytyksen kartoitusta. Kartoitus toteutettiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä käyttäen. Käytetyt menetelmät olivat puolistrukturoidut teemahaastattelut, sekä havainnointi. Haastattelut toteutettiin laskutuksen ja saatavien hallinnan tiimiläisille Microsoft Teams- sovelluksen kautta heinä-elokuussa 2021. Keskimääräinen haastateltavien perehdytysprosessista kulunut aika oli noin kaksi vuotta, mutta kokemukset olivat hyvässä muistissa.

Kartoituksen tulokset osoittivat selkeän tarpeen perehdytyksen kehittämiselle ja perehdytysoppaan luomiselle. Haastatteluissa suurimmiksi puutteiksi nostettiin perehdytykseen varattu aika, tiedon etsimisen vaikeus, sekä asioiden selittämisen selkeyden puute. Kartoituksen tuloksia käytettiin tärkeänä osana perehdytysoppaan suunnittelua ja luomista. Itse perehdytysopas ja sen sisältö suunniteltiin yhdessä toimeksiantajan kanssa, käyttäen hyväksi kartoituksessa tehtyjä havaintoja ja saatuja sisältöehdotuksia. Perehdytysopas sisälsi ainoastaan toimeksiantajan käyttöön tarkoitettua materiaalia, joten sitä ei julkaistu osana opinnäytetyötä.

The assignment of this thesis was received in April 2021 from Company X working in the energy industry. The assignment was introduced to the writer of the thesis at the beginning of their internship in the company. There were noticed flaws in the orientation process of the billing and receivables team. To improve these flaws, it was decided to compile an orientation guide. The purpose of this thesis was to improve and clarify the orientation process of Company X’s billing and receivables team. The aim of the orientation guide was to give a clearer structure to the existing orientation and to ease the process of finding information during the process.

The frame of reference concentrated on describing the orientation, its process and concepts. The aim was to gather information on what kind of orientation would be considered as a good orientation process and what fields it consists of. The used sources were literature and web sources discussing orientation, as well as the writer’s own experiences from the orientation process. The writer’s own orientation experiences were used as a part of a survey made to examine the state of the orientation in the billing and receivables team. The survey was made using qualitative research methods, such as semi-structured one-on-one interviews and observation. The interviews were held for the team members of billing and receivables using Microsoft Teams. The interviews took place during July and August 2021. The team members’ experiences of orientation were remembered clearly, although they had happened two years ago on the average.

The survey results showed there was a real need for an orientation guide and the development of the existing orientation process. The main points that needed improvement were the time reserved for the orientation, the difficulty of finding information and clarity of descriptions. The survey results were used as an integral part of the design and creation of the orientation guide. The planning and creation of the guide’s contents were made in co-operation with the client assigned mentor and manager. The orientation guide itself consisted of materials only meant to be used by the client, so they weren’t included as a part of this thesis.