Mikä tietopyyntö? : Tietopyyntöjen ja henkilötietojen tarkastuspyyntöjen käsittely Forssan kaupungissa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia ohjeet julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisten henkilötietojen tarkastuspyyntöjen käsittelystä. Viranomaiselle on lainsäädännössä määrätty tietyt velvoitteet pyyntöjen käsittelyssä, mutta paljon on jätetty myös viranomaisten oman harkinnan varaan siinä, miten tämä hoidetaan käytännössä. Aineistona opinnäytetyössä käytettiin Suomen kaikkien 107 kaupungin verkkosivuilta löytyvää ohjeistusta tietopyyntöjen ja henkilötietojen tarkastuspyyntöjen tekemisestä ja niihin vastaamisesta. Tätä aineistoa apuna käyttäen mietittiin Forssan kaupungille parhaiten sopivat tavat toimia. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta, jonka avulla pyrittiin saamaan mahdollisimman tarkka kuvaus tutkittavasta ilmiöstä.

Ohjeiden laatimisen tavoitteena oli saada aikaan varmuutta ja yhdenmukaisuutta tieto- ja tarkastuspyyntöjen käsittelyyn sekä parantaa asiakaspalvelua. Kun toimintatavat on etukäteen mietitty, myös asiakkaita voidaan ohjeistaa paremmin tietopyyntöjen tekemisessä ja niihin pystytään vastaamaan lyhyemmässä ajassa. Tavoitteisiin pääsemiseksi oli selvitettävä erilaisiin tietopyyntöihin liittyvät erityispiirteet ja miten niissä tulee toimia. Tavoitteiden toteutumisen varmistaminen olisi edellyttänyt ohjeiden testaamista käytännössä. Tätä ei kuitenkaan voitu tehdä opinnäytetyön aikana, joten niiden toimivuus nähdään konkreettisesti vasta tulevaisuudessa. Jo ohjeiden laatiminen kuitenkin selkeytti prosessia ja lisäsi tietoisuutta pyyntöjen käsittelystä organisaatiossa.

Opinnäytetyön tuloksena syntyneet ohjeet kattavat tieto- ja tarkastuspyyntöprosessin alusta loppuun asti. Ohjeissa huomioitiin myös erilaisten asiakkaiden tarpeet mahdollisuutena hyödyntää vaihtoehtoisia asiointikanavia pyynnön tekemisessä ja tietojen vastaanottamisessa. Kuntien asiakirja-aineisto ja työtavat muuttuvat jatkuvasti sähköisempään suuntaan, millä on vaikutusta myös tieto- ja tarkastuspyyntöprosessiin. Siksi on tärkeää jatkossakin, että ohjeita pidetään ajan tasalla lainsäädännön ja käytäntöjen muuttuessa.