Lomalaskennan käyttöönotto taloushallinnon ohjelmassa tilitoimistolle X

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona pirkanmaalaiselle tilitoimistolle. Opinnäytetyötä aloitettaessa huhtikuussa 2021 tilitoimistossa laskettiin asiakasyritysten palkat Procountor-ohjelmalla. Asiakkaiden vuosilomalaskenta ei ollut vielä automatisoitua, vaan lomapalkoista ja -kertymistä pidettiin kirjaa Procountorista erillään.

Toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli suorittaa kahdeksalle asiakasyritykselle Procountorin lomalaskennan käyttöönotto. Ohjelmassa tuli saada näkymään lomalaskennan käyttöönottoa edeltävän ajan lomakertymät sekä määrittää palkansaajille oikeat lomanansaintasäännöt, lomapalkan laskentaperusteet ja lomapalkkalaskennan asetukset. Tätä varten tuli tutustua yhdeksän työehtosopimuksen määräyksiin koskien vuosilomaa. Toimeksiantoon kuului myös tehdä seurantaa lomien kertymisestä ohjelmassa sekä koostaa tilitoimistolle ohje Procountorin lomalaskennasta. Opinnäytetyön tavoitteena oli helpottaa tilitoimiston henkilökunnan työtä mahdollisimman automaattisen lomalaskennan avulla.

Procountorin lomalaskenta otettiin käyttöön lopulta 43 palkansaajalle seitsemästä yrityksestä. Yksi yrityksistä noudatti työehtosopimusta, jonka mukaista lomapalkan laskentaperustetta ei ollut vielä mahdollista ottaa Procountorissa käyttöön. Lomalaskennan käyttöönoton jälkeinen seuranta osoitti lomalaskennan asetusten olevan ohjelmassa oikein. Tilitoimistolle tehtiin myös toimeksiannon mukainen ohje.

Lomalaskennan käyttöönotto on sitä sujuvampaa, mitä tarkemmin työehtosopimuksessa on kerrottu vuosilomapalkan laskentaperusteista. Työehtosopimuksen vuosilomamääräysten tulee noudattaa vuosilomalain tai työehtosopimusten yleisimpiä lomapalkan laskentaperusteita, jotta lomalaskennan käyttöönotto onnistuu Procountorissa. Myös seuranta lomalaskennan käyttöönoton jälkeen on tärkeää, jotta lomapäivien ja -palkkojen nähdään kertyvän maksettujen palkkalaskelmien perusteella kuten on tarkoitettu.

The thesis was commissioned by an accounting firm in Pirkanmaa. At the beginning of the thesis, the salaries of the client companies were calculated with the Procountor program. Customers' holiday calculation had not yet been automated.

The purpose of this functional thesis was to carry out the implementation of Procountor's holiday calculation for eight customer companies. To accomplish this, nine collective agreements had to be consulted. The assignment also included monitoring the accumulation of holidays in the program and compiling instructions for the accounting firm on Procountor's holiday calculation. The aim of the thesis was to facilitate the work related to holiday calculating.

Procountor’s holiday calculation was eventually taken into use for 43 employees from seven companies. The follow-up after the implementation of holiday calculation showed that the holiday calculation settings were correct in the program. Holiday calculation instructions were also made for the accounting firm.

The clearer the regulations in collective agreements, the easier it will be to implement the holiday calculation. The holiday calculation in Procountor is possible when the regulations of the collective agreements comply with the most common holiday pay calculation basis in the Annual Holidays Act or collective agreements. Monitoring after the implementation of holiday calculating is also important.