Dependency management in a complex IT initiative

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli löytää keinoja parantaa riippuvuuksien hallintaa IT hankkeessa, joka toimii erittäin kompleksisessa ympäristössä. Hankkeella on paljon sidosryhmiä ja riippuvuuksia muihin tiimeihin ja projekteihin yrityksen sisällä kuten myös ulkoisiin toimittajiin. Riippuvuuksien hallinta projekteissa on erittäin tärkeää, koska niiden huomiotta jättäminen voi aiheuttaa joutoaikaa kehitystiimille, uudelleen suunnittelua, projektin viivästymistä ja mittaviakin lisäkustannuksia. Opinnäytetyön aihe tuli valituksi perustuen hankkeen tarpeisiin kehittää riippuvuuksien hallintaa sekä tekijän omaan mielenkiintoon. Opinnäytetyön tietopohjassa kuvataan erilaisia tapoja hallita ja vähentää riippuvuuksia erityisesti SAFe mallin mukaisissa projekteissa. Työssä kerrotaan mitä hyötyä on riippuvuuksien visualisoinnilla ja annetaan muutama esimerkki visualisointi työkaluista. Tietopohja kattaa myös kuvaukset eri riippuvuustyypeistä ja kerrotaan miksi ne ovat tärkeä tunnistaa. Opinnäytetyö on toiminnallinen. Toiminnallisessa osassa kuvataan nykytilanteen haasteita ja ongelmia ja niiden perusteella löytyneet tärkeimmät parannuskohteet. Yrityksessä oli käytettävissä neljä työkalua, joita oli mahdollista hyödyntää riippuvuuksien visualisointiin. Toiminnallisessa osassa vertaillaan näiden työkalujen sopivuutta tähän IT hankkeeseen. Työkalun valinnassa käytetään hyödyksi tiettyjä valintakriteereitä ja päätösmatriisia. Työn lopputuloksena saadaan aikaan suunnitelma ja ohjeistus riippuvuuksien hallinnan parantamiseksi. Suunnitelman ja ohjeistuksen toimivuus osoitetaan ottamalla se koekäyttöön yhdessä hankkeen tiimeistä.

The purpose of this thesis was to find a way to improve the dependency management an IT initiative, which is running in very complex environment with a lot of stakeholders and dependencies to the other teams and projects both internally and externally. Dependency management in projects is very important, because those can cause idle time for the development team as well as replanning and rescoping, delays and additional costs to the project. The topic of the thesis was chosen based on the initiative need for improving the way of handling dependencies and author’s own interest. The theoretical part of the thesis describes the ways how to manage and mitigate dependencies especially in SAFe Agile projects. The thesis explains why it is useful to visualize dependencies and in addition, it contains examples of some visualization tools. Theoretical part also covers the description of different dependency types and the importance of identifying it. This paper is a practice-based thesis. The practical part describes the current paint points related to dependencies in the case project. Based on the pain points, the main improvement parts were specified. The practical part compares four different visualization tools available in the case company and the pros and contras of those tools. It also describes the criteria utilized in the decision matrix and selection of the tool. As an output of the assignment, the approach of improving dependency management is determined and taken into use as a proof-of-concept solution in one team in the case project.