Palkanlaskentaprosessin kehittäminen : uuden järjestelmän valinta toimeksiantajayritykselle

Abstract

Yritysten välinen kilpailu vaatii yrityksen prosesseilta jatkuvasti lisää tehoa ja parempaa suorituskykyä. Prosesseja tehostetaan ja parannetaan digitaalisten työkalujen avulla, jolloin automaatio prosesseissa lisääntyy ja suorituskyky kasvaa.

Opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa maanrakennusalalla toimivan toimeksiantajayrityksen palkanlaskentaprosessia. Yritykseen haluttiin löytää uusi palkanlaskentaohjelma, sekä sähköinen järjestelmä työtuntien kirjaamiseen työntekijöille. Tarkoituksena oli vertailla erilaisia ohjelmistoja ja vertailun perusteella valita toimeksiantajan tarpeita parhaiten palveleva ohjelmistokokonaisuus, joka voitaisiin ottaa yrityksen käyttöön.

Työn teoriaosuuteen kerättiin tietoa taloushallinnon tietojärjestelmistä, niiden kehittymisestä ja uuden tietojärjestelmän hankkimisesta yritykseen. Lisäksi käsiteltiin prosessien parantamisen keinoja sekä palkkahallintoa ja palkanlaskentaprosessia.

Empiirisessä osuudessa kuvattiin toimeksiantajan nykyistä palkanlaskentaprosessia ja määriteltiin uusi, parannettu prosessi, sekä vaatimukset uusille ohjelmille. Sopivia ohjelmistoja vertailtiin keskenään ja vertailun perusteella valittiin toimeksiantajalle parhaiten sopiva vaihtoehto. Valittua ohjelmistokokonaisuutta ehdotettiin otettavaksi käyttöön toimeksiantajayrityksessä.

The competition between organisations requires more efficiency and better performance from business processes all the time. Processes are optimised and enhanced by digital instruments. That is the way to add the degree of automation and increase the performance of the process.

The aim of this thesis was to improve the payroll computation process of a client company working on excavating field. The goal was to find a new payroll software and a digital working-time system for employees to enroll their working hours. The purpose of this thesis was to compare different software and then select the most suitable software complex meeting the needs of the client company. The selected software was intended to be introduced in the company.

The theoretical part was gathered from information concerning information systems of financial management, development of the information systems and acquisition of a new information system for a company. In addition, this section explored the methods of process improvement as well as payroll administration and payroll computation process.

The empirical section consisted of describing the current process of the company and defining the improved process. Furthermore, the requirements for the new software were determined. Adequate software alternatives were compared with each other and finally the most suitable one was selected based on the comparison. The selected software was proposed to be adopted in the client company.