M-files dokumenttihallintaohjelmiston käyttöönotto Reima Oy:ssä

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty Reima Oy:lle. Reima Oy on suomalainen lastenvaatteita valmistava yritys. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää miten M-files on otettu käyttöön Reima Oy:ssä, mitä kokemuksia sen käytöstä syntyi ja minkälaisia kehitysideoita löytyi. Tavoitteena on myös selvittää miten M-files on vaikuttanut työntekoon Reima Oy:ssä ja mitkä ovat suurimmat erot verkkoasematallennuksen ja M-filesin välillä. Opinnäytetyössä käytettiin kvalitatiivista tutkimustapaa. Tietoa kerättiin haastatteluiden ja kyselyiden avulla.

M-files on dokumenttienhallintaohjelma, jonka avulla dokumenttienhallinta on helpompaa ja nopeampaa. M-files räätälöidään yrityksen tarpeiden mukaisesti. M-files on saatavilla 24:llä eri kielellä ja sitä käytetään yli 90:ssä maassa. Suomessa M-files on käytössä 450 yrityksessä, Reima Oy mukaan lukien.

M-files dokumenttienhallintaohjelmalla voidaan syöttää metatietoja dokumentille, jolloin se on helpommin löydettävissä ja hallinnoitavissa. Hakutoiminnot ovat M-filesin vahvuus. M-files sisältää paljon ominaisuuksia, joiden avulla dokumenttienhallinnointi helpottuu ja selkeytyy.

Tutkimuksesta selviää miten M-files on otettu käyttöön Reima Oy:ssä ja mitkä syyt ovat johtaneet M-filesin käyttöönottoon. Lisäksi opinnäytetyössä on selvitetty miten M-filesin käyttöönotto on vaikuttanut työntekoon Reima Oy:ssä, sekä mitä puutteita M-filesissa vielä tällä hetkellä on.

The M-files software is document management software which makes document man-agement easier and faster. The software usually customized according to the needs of an organization. The M-files software is available in 24 different languages and is used in over 90 countries. In Finland M-files is used in 450 companies, including Reima Oy. This thesis was assigned by Reima Oy. Reima Oy is a Finnish company that manufac-tures children's clothing.

The aim of the thesis was to investigate how and why the M-files software has been introduced in Reima Oy, what kind of experiences have been gained and what kind of improvement ideas have been found. In addition, the purpose was to find out how the M-files software has affected the daily work in Reima Oy and what has been the biggest difference between a network drive and M-files.

The method used in this thesis was a qualitative research. The information was collected by using interviews and inquiries.

The thesis indicated that metadata can be added to a document via M-files. This means that document management is easier and faster. The M-files software contains many good features the most important of which is the search tool. However, there are still some shortages in the M-files software.