Viidennen luokan laaja terveystarkastus : kouluterveydenhuollon asiakasprosessin kehittäminen Lean-filosofiaa ja sen menetelmiä hyödyntäen. Tapausesimerkkinä Turun kaupunki.

Abstract

Turun hyvinvoinnin palvelualueella on käynnissä asiakasprosessien kehittäminen hyödyntäen Lean -filosofiaa ja sen menetelmiä. Lean -filosofia on ollut jo pidempään käytössä sosiaali- ja terveydenhuollon kentällä, ja siinä käytetyt menetelmät ja työkalut soveltuvat hyvin sovellettaviksi avoterveydenhuollon palveluihin. Opinnäytetyö on osa Turun hyvinvoinnin palvelualueen kehittämistyötä. Siinä tutkittiin ja kehitettiin kouluterveydenhuollon 5. luokan oppilaille suunnatun laajan terveystarkastuksen prosessia.

Yhteiskunta, sekä sen myötä lasten, nuorten ja heidän perheidensä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen tarpeet ovat muuttuneet runsaasti vuoden 2004 jälkeen, jolloin kouluterveydenhuollon henkilöstömitoitussuositukset laadittiin. Myös kouluterveydenhuollon palveluiden sisältö ja toimintatavat ovat muuttuneet ja kehittyneet ajan myötä. Lapsen terveyden ja hyvinvoinnin lisäksi tulee arvioida ja tukea koko perheen terveyttä ja hyvinvointia, tarjota lisäkäyntien mahdollisuutta, sekä toteuttaa entistä laajempaa monialaista yhteistyötä ammattihenkilöiden välillä. Lisäksi kilpailu ammattitaitoisesta henkilökunnasta on kiristynyt. Näihin haasteisiin vastaaminen vaatii tehostamaan resurssien käyttöä, sekä kiinnittämään yhä enenevässä määrin huomiota asiakkaalle arvoa tuottavaan toimintaan sen laatua ja vaikuttavuutta unohtamatta.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena, henkilöstöä osallistavalla otteella. Arvovirtakuvauksen avulla avattiin viidennen luokan laajan terveystarkastuksen sisältöä ja nykytilaa, siinä tapahtuvia toimintoja ja toimijoiden rooleja, sekä tunnistettiin työssä esiintyvää hukkaa. Prosessin tavoitetila muodostettiin asetusten, lakien ja laatuohjeiden mukaiseksi antamalla itse toimintaan kehittämisehdotukset. Lisäksi kehittämistoimintaa, viestintää, perehdytyksiä ja auditointeja tukemaan luotiin organisaation toimintajärjestelmään kolmisivutekniikalla prosessikuvaukset.

Kehittämistoimintaan osallistui moniammatillinen työryhmä, joka eritteli prosessista seitsemän eri vaihetta. Prosessin kokonaisläpimenoajaksi yhden asiakkaan osalta muodostui 117 minuuttia, josta asiakkaan kohtaamiseen käytettiin vain 58 prosenttia. Terveydenhoitajan aikaa kului runsaasti valmistelevaan ja ei suoraan asiakkaalle arvoa lisäävään työhön. Prosessista tunnistettiin yhteensä yli 70 hukkatekijää.

Kehittämisehdotuksissa annettiin organisaatiolle hyvin konkreettisia ja kohdennettuja parannustoimenpiteitä, joilla saataisiin merkittävästi poistettua työssä esiintyvää hukkaa ja siirrettyä vapautunutta työaikaa suoraan asiakkaalle arvoa tuottavaan työhön. Vaikka tämä tutkimus toteutettiin yhdelle kouluterveydenhuollon palveluprosessille, ovat sen tulokset tarkasteluineen hyödynnettävissä myös muissa kouluterveydenhuollon toimintojen ja prosessien arvioinneissa ja kehittämistoiminnassa.

In the Turku Welfare service area, the development of customer processes is under way, utilizing the Lean philosophy and its methods. The Lean philosophy has been in use for a long time in the field of social and health care, and the methods and tools used in it are well-suited for the application of outpatient health care services. The thesis is part of the development work of the Turku welfare service area. It researched and developed the process of an extensive health examination for fifth-grade students in school health care. Society and with it the need for the well-being and promotion of health of children, young people, and their families have changed considerably since 2004 when the staffing recommendations for school health care were drawn up. The content and operating methods of school health care services have also changed and developed over time. In addition to the health and well-being of the children, the health and well-being of the whole family must be assessed and supported, the possibility of additional visits must be provided, and even wider multidisciplinary co-operation between professionals must be implemented. In addition, competition for skilled personnel has intensified. Meeting these challenges requires more efficient use of resources as well as increasing attention to value-creating activities for the customer without forgetting its quality and effectiveness. The thesis was carried out as action research with a participatory approach. The value flow description was used to open up the content and current status of the fifth-grade comprehensive health check, the functions that take place in it, and the roles of the actors, and to identify the waste that occurs in the work. The target state of the process was formed in accordance with regulations, laws, and quality guidelines by submitting development proposals to the operation itself. In addition, process descriptions were created in the organization's operating system to support development activities, communication, orientations, and audits with three-page technology. A multi-professional working group participated in the development activities, which specified seven different stages of the process. The total turnaround time for one customer was 117 minutes of which only 58 percent was used to meet the customer. A lot of the nurse's time was spent on preparatory work that did not directly add value to the client. A total of more than 70 waste factors were identified from the process. The development proposals provided the organization with very concrete and targeted improvement measures that would significantly eliminate wasted work and shift the freed working time directly to value-creating work for the customer. Although this study was carried out for one school healthcare service process, its results and their examinations can also be used in other evaluations and development activities of school health care functions and processes.