Tietohallinnon uusi rooli korkeakoulun strategisessa kehittämisessä

Abstract

Ryhmätyön tarkoituksena oli kartoittaa ja kuvata korkeakoulujen tietohallintotoiminnan muuttuvaa roolia korkeakoulukentässä tapahtuvien muutosten keskellä. Tavoitteena oli kuvata toimintaympäristön muutoksen vaikutusta sekä mahdollisia tavoitetiloja tietohallinnon uudeksi rooliksi korkeakoulun johtamisessa osallistujien kokemuksia ja kansainvälisiä tutkimuksia hyväksi käyttäen. Tuloksena tuotettiin ehdotuksia ja työvälineitä tietohallintojohtajille tavoitetilaan pääsemisen tueksi.

Ryhmätyön aineisto kerättiin osallistujien kokemuksista, ja siinä hyödynnettiin BISE-koulutuksessa käytettyjä menetelmiä ja tutkimustuloksia.

Toimintaympäristön muutokset ja niiden tuomat haasteet tietohallinnolle nähtiin pitkälti samansuuntaisina niin yliopisto- kuin ammattikorkeakoulusektoreilla. Painotukset voivat poiketa sektoreittain, mutta pääsääntöisesti tietohallinnon roolimuutostarpeet nähtiin samansuuntaisina. Tietotekniikan kuluttajistuminen ja globaalit haasteet ovat molemmille samat.

Molemmilla sektoreilla tietotekniikka nähtiin välttämättömänä kustannustekijänä, jota ilman toiminta ei ole mahdollista. Tietohallinnon tarjoamien palvelujen avulla voidaan kuitenkin saavuttaa merkittäviä säästöjä prosesseissa ja toisaalta vahvistaa organisaation mahdollisuuksia kehittää toimintaansa ja toimintamallejaan myös kiristyvässä taloudellisessa tilanteessa.

Molemmilla sektoreilla organisaatioiden haasteena on tuoda esiin ajattelutavan muutos, jossa tietohallinnon roolin painopiste liikkuu palvelutarjonnan, tietojärjestelmien ja osaamisen vuosittaisten tilikirjanpitokulujen ja strategisen pitkän tähtäimen aineettoman pääoman tuottaman tulevaisuuden menestyksen välillä. Toisin sanoin haasteena on asemoida toimintarooli kustannustekijän ja strategisen menestyksen välillä.

Toimintaympäristön muutoksiin ja haasteisiin vastaamaan ryhmä kuvasi malleja ja konkreettisia työvälineitä tietohallintotoiminnan johtamiseksi korkeakoulussa. Valituilla malleilla asemoidaan tietohallinnon toimintaa organisaatiossa. Malleja ja työvälineitä voidaan käyttää organisaatiossa strategisen, taktisen ja operatiivisen johtamisen tasoilla, ja organisaatio voi valita niistä omaan toimintarooliinsa sopivat. Tietohallinnon roolista päättäminen on aina organisaation ylimmän johdon tehtävä, ja tietohallinnon tehtävänä on lunastaa paikkansa organisaatiossa.

Kansallisen yhteistyön merkitys ja kehittäminen nähtiin tärkeänä sekä oman toiminnan peilaajana ja kehittäjänä roolimuutoksessa. Yhteistyön merkitys organisaation omien resurssien säästäjänä ja niiden suuntaamisena ydintoiminnan tukemiseen nähtiin mahdollistavana johtamistapana.

Ryhmätyön mentorina toimi rehtori Turo Kilpeläinen Kajaanin amk:sta.