Työajanseurantajärjestelmän vaihto ja sen vaikutukset palkanlaskentaan : case X Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö kuvasi ja tutki havainnoimalla asiakasyritys X Oy:n työajanseurantajärjestelmän muutosprojektia palkanlaskennan näkökulmasta. Asiakasyrityksen palkanlaskenta on ulkoistettu Integrata Oy:lle, joka toimi tämän opinnäytetyön toimeksiantajana sekä käyttöönottoprojektin ja uuden työajanseurantajärjestelmän palveluntarjoajana. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli antaa kokonaiskuva muutosprojektista ja auttaa palkka-asiantuntijoita ymmärtämään uuden järjestelmän käyttöönottoa.

Asiakasyrityksen aiemmat työaikajärjestelmät siirsivät tietoja väärin palkanlaskentaohjelmaan, mikä oli aiheuttanut palkoissa virheitä, manuaalisia tarkistuksia, korjauksia ja lisäkustannuksia. Opinnäytetyön tavoitteena oli todentaa projektin hyötyjä ja auttaa palkka-asiantuntijoita ymmärtämään uuden järjestelmän tuomia muutoksia ja tuoda esiin kehityskohtia, joita voitaisiin hyödyntää myöhemmissä projekteissa. Teoriaosuudessa nostettiin esille ne kokonaisuudet, jotka muutosprojekti käsitti, eli työajanseuranta, palkanlaskenta ja asiakasyrityksessä sovellettavat työehtosopimukset sekä muutosprojektin vaiheet.

Case-osuudessa seurattiin projektin etenemistä ja dokumentoitiin eteen tulleita haasteita sekä tarkasteltiin projektin onnistumisia ja kehityskohtia. Esille nostettiin palkka-asiantuntijoiden osuus projektissa ja järjestelmämuutoksen vaikutuksia palkanlaskentaan. Uuden järjestelmän myötä virheet palkoissa vähenivät, minkä lisäksi manuaaliset tarkistukset ja siten myös työmäärä ja kustannukset laskivat.

Projekti suoritettiin onnistuneesti, vaikka kaikkia suunniteltuja asioita ei saatu projektin aikana valmiiksi monimutkaisten työehtosopimusten, monien paikallisten sopimusten ja tiukan aikataulun vuoksi. Joidenkin asioiden kehitys siirrettiin myöhempään ajankohtaan, jotta kaikki ratkaisut voitaisiin tehdä kunnolla ja ilman aikataulullisia rajoitteita. Opinnäytetyön lopuksi esille nostettiin mahdollisia kehityskohteita. Esitetyt kehityskohteet liittyvät pääasiassa poissaoloihin, sillä niiden käsittely osoittautui haasteelliseksi projektin aikana. Projektin suurimpina oppeina mainittiin asiakkaan vastuu ratkaisuissa ja tulkinnoissa, mahdollisten ongelmakohtien parempi ennakointi ja sisäisen viestinnän tärkeys.

This thesis followed X Oy’s project of changing the workforce management software. X’s payroll is outsourced to Integrata Oy, which is also the mandator of this thesis and the service provider of the project and the new workforce management software. X’s previous workforce management software was insufficient, causing manual work, additional expenses and faults in salaries.

The objective of this thesis was to provide a general view of the change project by disclosing its benefits and drawbacks and to help the payroll specialists to understand the new software. The purpose of this thesis was to gather information of the project and to follow its phases and successes.

The theoretical section supported the project by exploring workforce management, payroll, collective labor agreements and the phases of the project. The case part was conducted by observing and it introduced the project’s phases, challenges and successes. The project was executed successfully but due to challenges with the timetable, some matters were postponed to be developed in the next phase.

Attention was additionally paid to possible improvements at X’s payroll process in the future. The main learnings were the customer’s responsibility in the solutions, anticipating possible complexities even better and the importance of internal communications.