Vaikuttavan ICT-kehittämisen toimintamalli

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli parantaa Tampereen kaupungin ICT-kehittämismäärärahaa hyödyntävän toiminnan vaikuttavuutta tutkimalla, mitkä tekijät ovat keskeisimmässä asemassa sekä yksittäisen projektin että projektisalkun vaikuttavuuden varmistamisessa. Työ toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa vertailtiin kirjallisuudessa esiintyviä projektin- ja projektisalkunhallinnan lähtökohtia ja verrattiin niitä Tampereen kaupungin käytäntöihin. Tavoitteena oli tuottaa näiden pohjalta selkeä toimintamalli ja tarvittavat työvälineet sen tukemiseen.

Tutkimuksen pohjalta havaittiin, että vaikuttava kehittäminen rakentuu hyvin valmistelluista projektiaihioista objektiivisen priorisoinnin perusteella kootun projektisalkun toteutuksen varaan. Projektiehdotusten priorisoinnissa tulee hyödyntää mahdollisimman objektiivisia kriteereitä, joissa huomioidaan organisaation strategiset tavoitteet, odotettu liiketoiminnallinen hyöty sekä tarvittava resurssipanostus. Projektimuotoisen kehittämisen rinnalle tarvitaan myös pienimuotoisempaa jatkuvan parantamisen malliin perustuvaa iteratiivista kehittämistä. Sekä projektimuotoisessa että jatkuvan parantamisen kehittämisessä suurin vaikuttavuus saavutetaan lähestymällä kehitettävää toimintaa arvovirtaperusteisesti.

Opinnäytetyössä tuotettiin Tampereen kaupungille vaikuttavan kehittämisen arvovirtapohjainen toimintamalli, joka kattaa projektiaihioiden vaatimukset ja käsittelyn projektisalkussa, sekä business case -pohja, jonka avulla projektiehdotusten sisältö voidaan vakioida ja laatua parantaa. Lisäksi laadittiin työväline projektiehdotusten selkeään ja mahdollisimman objektiiviseen priorisointiin. Näiden välineiden avulla Tampereen kaupunki pystyy järjestelmällisesti nostamaan ICT-kehittämissalkkunsa laatua.

Jatkokehittämistä tarvitaan edelleen siinä, että edellä mainitut priorisointityökalu ja business case -pohja integroidaan osaksi olemassa olevia kehittämisen hallinnan järjestelmiä. Näin etenkin projektien valmistelu saadaan säilytettyä työmäärältään riittävän kevyenä, mutta saavutetaan uuden toimintamallin hyödyt.

The purpose of this Master’s thesis was to evaluate best practices in project management and iterative continuous improvement processes to ensure that the development resources available yield best possible outcomes for both the organization and its various stakeholders. A case study approach was utilized to take a deeper look into how these best practices could and should be implemented for the City of Tampere and, specifically, its IT department.

It was discovered that key to effective digitalization lies in the planning process before any type of development activities have started. The setting of impact goals derived from the organization’s strategy and determining how to measure them provides the basis for choosing the best possible projects when prioritizing the project portfolio. It also enables proving the effect the development effort has had after finishing in all forms of development.

A tool for prioritizing project proposals in an objective and strategy-oriented way was developed as a part of this thesis. The other major results were a value stream based framework for development on both project and continuous improvement levels, and a business case guide to help project managers make better project proposals.

Further development will still be needed, especially in integrating the prioritization tool and business case guide into the existing portfolio management software. This would ensure that these additions into the development process will not cause excessive extra work for project managers.