Ravintola-alan talouden hallinnan ja seurannan työkalu

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda ravintola-alalla talouden parissa työskenteleville toimiva laskennan työkalu, jolla lisätään taloudellista ymmärrystä ja osaamista operatiivisen toiminnan tueksi. Idea syntyi opinnäytetyön tekijöiden omista kokemuksista ja alalta kuulluista haasteista talouden seuraamisen moni-mutkaisuudesta. Ravintola-alalta tutkittiin taloudellista osaamista ja työkalujen käyttöä kyselylomakkeella, johon vastasi 101 vastaajaa. Selvisi, että henkilökunnalla on riittävästi osaamista ja ymmärrystä taloudesta sekä käytössä on useita työkaluja. Avoimesta kohdasta esiin nousi, että talouden tiedot ovat pitkälti erillään ja niiden hallinta on sen vuoksi haastavaa. Tästä syntyi idea alustalle, joka kerää yhteen eri talouden osa-alueita ja helpottaa täten operatiivista toimintaa.

Työkalujen kehittämiseen lähdettiin talouden neljän osa-alueen kautta. Osa-alueina toimivat budjetointi, hinnoittelu, varaston seuranta sekä kirjanpitoaineistot. Tutkimus osoitti, että lähimpänä hälytysrajaa keskiarvollisesti olivat budjetin seuranta sekä kirjanpitoaineiston hyödyntäminen käytännössä, operatiivisen toiminnan tukena. Ravintola-alan talouden seurantaa auttaa hoitamaan useat kassajärjestelmät, mutta ne eivät laske budjetin seurantaa tasetta hyödyntäen, jonka uusi opinnäytetyön osana kehitetty alusta tulevaisuudessa laskee.

Opinnäytetyön tavoite oli tehdä talouden seurannasta ja suunnittelusta helposti ymmärrettävää, samalla lisäten taloudellista osaamista operatiivisessa työssä sekä vähentää harmaata taloutta alalla. Taloudellinen osaaminen ravintola-alan henkilöstöllä osoittautui tutkimuksessa olevan hyvällä tasolla. Opinnäytetyön prototyypillä tavoiteltiin talouden suunnittelun ja seurannan avulla harmaan talouden vähentymistä alalla, jonka uskotaan vähentyvän selkeällä ja helppokäyttöisellä ravintola-alalle suunnitellulla alustalla.

Opinnäytetyössä kehitettiin teorian ja tutkimuksen pohjalta alustan prototyyppi. Alusta vaatii vielä opinnäytetyön prosessin jälkeen jatkokehitystä, tuotetestausta kohderyhmällä sekä tarvittavien yhteistyökumppaneiden hankkimisen, joiden avulla alustalle saadaan tarvittavat tiedot sekä saadaan rakennettua helppokäyttöinen kokonaisuus.

The purpose of this thesis was to create a calculating tool for those working in the restaurant industry in the economy to increase financial understanding and expertise to support operational activities. The idea risen out of the thesis authors' own experiences and the challenges heard in the field about the complexity of monitoring the financial activities. Financial expertise and the use of tools in the restaurant industry were examined using a questionnaire, to which 101 respondents replied. It turns out that the staff has sufficient expertise and understanding of the economy and there are several tools at their disposal. It emerged from the open point that economic data are separate from daily using data and therefore challenging to manage. To solve this, we came up with an idea of a platform that brings together different aspects of the economy and thus facilitates operational activities.

The development of tools started through four sectors of the finance. The areas are budgeting, pricing, inventory monitoring and accounting records. The study showed that the closest to the alarm limit on average was budget monitoring and the practical use of accounting material, in support of operational activities. Monitoring the restaurant industry's finances is helped by several cashier systems, but they do not calculate budget monitoring using the balance sheet, which will be calculated by a new platform developed as part of the thesis in the future.

The aim of the thesis was to make economic monitoring and planning easy to understand, while at the same time adding financial expertise in operational work and reducing the shadow economy in the field. Financial expertise with restaurant staff turned out to be at a good level in the research. The prototype of the thesis aimed to reduce the shadow economy in a sector that is believed to be declining on a clear and easy-to-use platform designed for the restaurant industry through economic planning and monitoring.

Based on theory and research, the thesis developed a prototype of the platform. After the thesis process, the platform still requires further development, product testing with the target group and the acquisition of the necessary partners to provide the platform with the necessary information and to build an easy-to-use package.