Nousiaisten seurakunnan arkiston järjestäminen : arkistonmuodostussuunnitelman laatimisprosessi

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Nousiaisten seurakunnan toimeksiantona. Päätavoitteeksi asetettiin Nousiaisten seurakunnan arkiston järjestäminen ja arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen. Nousiaisten seurakunnassa pidettiin 23.9.2011 piispantarkastus, joka oli tämän projektin alullepaneva voima. Arkistonmuodostussuunnitelman perustehtävä on arkistonmuodostuksen ohjaaminen organisaatiossa. Arkistonmuodostussuunnitelma on realistinen kuvaus organisaation tehtävistä, niiden käsittelyn yhteydessä syntyvistä asiakirjoista, vastuuhenkilöistä, asiakirjojen säilytysajoista, -paikoista, -tavoista ja -muodoista. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää asiakirjarekisterit, mahdolliset asiakirjojen suojeluluokat ja salassapitomääräykset. Arkistonmuodostussuunnitelma on tarkoitettu palvelemaan organisaatiota sisäisesti sekä toteuttamaan julkisuusperiaatetta hallinnossa. Arkistonmuodostussuunnitelman avulla tehostetaan muun muassa organisaation tietopalvelua ja työajan hallintaa. Arkistonmuodostussuunnitelma on laadittu Kirkkohallituksen malliarkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen, Nousiaisten seurakunnan työntekijöitä haastattelemalla sekä perehtymällä arkistonmuodostajan asiakirjoihin ja toimintaprosesseihin. Tämä toiminnallinen opinnäytetyö muodostuu kahdesta osasta, kirjallisesta raportista ja produktista. Opinnäytetyöraportti on arkistonmuodostussuunnitelman eli produktin prosessikuvaus, jonka teoreettisena viitekehyksenä on asiakirjahallinto ja arkistotoimi sekä tyypilliset arkistotoimea ja asiakirjoja sääntelevät lait ja muut normit. Keskeisiksi lähteiksi muodostuivat verkosta ladattava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti sekä Arkistokelpoinen Seurakunnan arkisto-opas. Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajalle laaditaan Nousiaisten seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelma ohjaamaan kaikkien seurakunnan työntekijöiden asiakirjojen käsittelemistä arkistoinnin osalta päivittäisessä työssä. Arkistonmuodostussuunnitelma toimitetaan toimeksiantajalle myös sähköisenä versiona jonka käyttäminen ja päivittäminen on helppoa.

This thesis was made as an assignment from the Nousiainen Parish. The primary aim was to organize the archive and make a records management plan. A visitation was made to Nousiainen Parish on 23 September 2011, which was the driving force behind this project. The basic task of a records management plan is to steer archive formation in an organisation.The record management plan is a realistic description of the organisation tasks and the processing of the documents generated by the persons responsible, document retention periods and places of ways and forms. Record management plan includes registers, documents and the protection of the categories of confidentiality clauses. Record management plan is intended to serve the organisation internally and to implement the principle of transparency in administration. The record management plan accelerates the improvement of the organization, including information services, and the management of the working time. Record management plan has been drawn up with help of the Church Council model record management plan, interviews of Nousiainen parish workers and research of their documents and processes. This functional study consists of two parts, a written report and a product. The thesis report is a process discription of the records management plan. The theoretical framework of the report is a document management and archival work, as well as the typical action and archive documents of the law and other norms. As essential sources become the only online downloadable document textbook Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti as well as Arkistokelpoinen, seurakunnan arkisto-opas. The results of the thesis were the Nousiainen Parish record management plan to direct all workers on documents in the daily work. Record management plan will be submitted to the principal´s use as an electronical version for easy updating.