Sihteeriverkoston kehittäminen Vantaan kaupungin maankäytön, rakentamisen ja ympäristön toimialalla

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella organisaation sisäisen sihteeriverkoston merkitystä sekä selvittää sihteeriverkoston toiminnan uudelleen aloittamisen ja kehittämisen mahdollisuuksia Vantaan kaupungin maankäytön, rakentamisen ja ympäristön toimialalla. Työssä etsittiin vastauksia tutkimuskysymyksiin: Miksi sihteeriverkoston toiminta on tarpeellista aloittaa uudestaan? Mitkä ovat sihteeriverkoston tärkeimmät tehtävät? Miten toiminnalla voidaan palvella koko organisaatiota?

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella tutkimusotteella teemahaastattelujen ja kyselyiden avulla. Tutkimuksen kohteena olivat toimialan tulosaluejohtajat, tulosalueiden sihteerit ja heidän sijaisensa, sekä toimialan suurimman tulosalueen tulosyksiköiden sihteerit. Haastattelemalla ja kyselyin haluttiin selvittää johdon ja sihteereiden sihteeriverkoston toiminnalle asettamia odotuksia. Tutkimusaineisto kerättiin touko-kesäkuun 2012 aikana.

Tutkimustulosten mukaan sekä toimialan johtajat että sihteerit pitivät sihteeriverkoston toiminnan uudelleen aloittamista tärkeänä. Sihteeriverkoston odotettiin helpottavan toimialan sihteereiden yhteistyötä sekä parantavan tiedonkulkua ja osaamisen jakamista. Osaamista ja tietoa jakamalla sihteeriverkosto voisi myös palvella jäsentensä lisäksi toimialan kaikkia sihteereitä sekä koko organisaatiota. Myös verkoston jäsenten toisilleen tarjoamaa sosiaalista tukea pidettiin merkittävänä verkostoitumisen hyötynä.

Tutkimustulosten perusteella uuden verkoston toiminnalle laadittiin kehitysehdotuksia, jotka kohdistuvat erityisesti toiminnan avoimuuden ja tasavertaisuuden turvaamiseen, johdon tuen merkitykseen sekä toiminnan suunnitelmallisuuteen.

The purpose of this bachelor’s thesis was to study the importance of networking within an organization, and to examine the possibilities of updating and developing the secretarial network in the Department of Land Use, Building and the Environment of the City of Vantaa. The following questions were examined in this thesis: Why should secretarial network be developed? What are the main objectives of secretarial network? How could the secretarial network better serve the entire organization?

Research was conducted in 2012 using the qualitative method. Interviews and surveys were used as data collection methods; the objective was to identify the expectations of both management and secretaries regarding the network.

The research indicated that both management and secretaries thought that updating and developing the secretarial network of the department was important. They expected this network to facilitate co-operation among secretaries and to increase information and knowledge sharing. By sharing information and knowledge, the secretarial network could also better serve the whole organization, in addition to its own members. The social support that this network could offer to its members was also considered an important aspect of networking.

Suggestions on how to develop the network were made based on the results of the research. The main suggestions focused on the importance of transparent and even-handed practices, support from management and carefully planned activities.