Projektiliiketoiminnan tarjouslaskentaprosessin kehitystyö

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe syntyi teknologia-alalla toimivan yrityksen tarpeista laatia kehityssuunnitelma projektiliiketoiminnan tarjouslaskentaprosessiin liittyen, sekä halusta tunnistaa nykyisten toimintatapojen heikkoudet ja vahvuudet. Tavoitteena oli löytää konkreettisia kehityskohteita, joilla olisi liiketoiminnallista lisäarvoa sekä myönteistä vaikutusta tarjousprosessin tehokkuuteen ja yhdenmukaisuuteen.

Projektiliiketoiminnan monimuotoisuuden vuoksi laaja-alainen teoriaosuuteen perehtyminen oli työssä välttämätöntä. Hinnoitteluun liittyvät osuudet vaativat hyvää projektiliiketoimintateorian ja ositettujen kokonaisuuksien tuntemista. Samoin kustannuslaskentamenetelmien sekä hinnoittelukäytäntöjen tunteminen kuuluu osana tarkasteltavaa työkokonaisuutta. Tässä työssä pyritään kuvaamaan, millainen on projektin anatomia niin projektiteorian kuin kohdeyrityksenkin näkökulmasta.

Aitoa muutosta organisaatiossa koettiin saavutettavan hyvin aikataulutetulla kehitystyöprojektilla, jonka yhteydessä voidaan kuulla kaikkia työntekijöitä, muun muassa sidosryhmän jäseniä sekä liiketoimintajohtajia. Tutkimusmenetelmäksi valittiin tapaustutkimus ja tiedonkeruu tapahtui henkilöhaastatteluiden avulla. Otanta oli lopulta kattava lähes kaikkien kutsuttujen henkilöiden osallistuttua projektiin.

Tutkimustuloksien dokumentoinnin yhteydessä pyrittiin löytämään tekijöitä, joilla on suurin muutostarve. Haastattelujen tulosten ja johtopäätösten analysoinnin jälkeen, kohdeyritykselle muodostettiin ehdotus päätavoitteista, joista voidaan valita prioriteetin mukaisesti kehityskohteet sekä sopia jatkoprojektista liittyen fyysisten tarjouslaskentatyökalujen muokkaukseen.

Projektiliiketoiminnan kehitystyöhön osallistuvalla henkilöstöllä oli poikkeuksetta hyvä kokemus ja näkemys oman toimialan vaatimuksista, liiketoimintaympäristön haasteista sekä asiakkaiden odotuksista. Tämän kehitystyön yhteydessä tutustuminen projektiliiketoimintateorioihin sekä hyväksi tunnistettuihin menetelmiin oman organisaation sisällä, antoi myös muulle henkilöstölle mahdollisuuden tunnistaa kohtia, joissa omia työskentelytapoja voidaan kehittää edelleen parempien lopputulosten saavuttamiseksi.

The topic of the thesis originates from need to improve bidding process of project business to technology company and from urge to figure out strengths and weaknesses of the current processes. The main goal in this work is to find concrete improvement points which have businesslike additional value and favorable impact for effective and congruent bidding process.

Wide knowledge base of project business and pricing theories were necessary in this work because of its diversity. Also, the business pricing sections required deep familiarizing into project theories, cost models and real-life practices. A typical project anatomy from a perspective of theory and the target company are described in this work.

A genuine change in organization was achieved when time was used effectively by scheduling each phase and taking all employees on board to make sure the changes impact everyone, no matter if the person is working for example in sales or management department. Research method of the work is case study and data collection was executed through face-to-face interviews. Eventually the sampling was comprehensive enough when almost all the invited employees had participated in the project.

When documenting research results it was essential to find main topics in the process which needed to be improved. Conclusion of the interviews was to create concrete plan about next steps of the development project, to recognize which needs should be concentrated on, and to agree on future of the project.

The persons who participated in the development project were professionals in their own business sectors. But no matter if employees of the company are novice or previously mentioned professionals, the development work still offers good practices for project business theories and pricing knowledge which everyone can use to improve their own methods in the future.