Hiljaisesta tiedosta täsmätietoon: projektityökalu organisaation oppimiseen

Abstract

2M-IT on ICT-yritys, jonka omistavat 63 sairaanhoitopiiriä, kaupunkia ja kuntaa. Keskeisimmät palvelut ovat sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmiin liittyvät palvelut, ICT-infrapalvelut, projektitoiminta ja kehittäminen.

Tällä hetkellä sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-projekteihin kohdistuu voimakkaita kustannus- ja tehokkuuspaineita. Paineita helpottamaan tarvitaan ratkaisuja, joiden avulla organisaation projektityön kokemuksista syntyvä hiljainen tieto saadaan sanoitettua täsmätiedoksi ja jaettua koko organisaation käyttöön. Tiedon jakamisen ja omaksumisen kautta projektit saadaan vietyä läpi vähentäen sekä kustannuksia että niihin kuluvaa aikaa.

Opinnäytetyön tavoite on kehittää uusi ratkaisu projekteissa syntyvän hiljaisen tiedon sanoittamiseen, kokoamiseen, analysointiin ja hyötykäyttöön samankaltaisissa projekteissa. Kehittämistyön tulos, projektisabluuna ja sen käyttöprosessi identifioi tietotarpeet, kerää tarpeisiin vastaavan tiedon organisaation asiantuntijoiden haastatteluista ja olemassa olevasta dokumentaatiosta, ja koostaa tiedon käytettävään muotoon.

Projektisabluuna on kehitetty eräässä projektissa ja validoitu samankaltaisessa projektissa, josta on kerätty palaute. Palautteen perusteella voidaan todeta, että projektisabluuna tulee oikeaan tarpeeseen tukemaan organisaation oppimista. Kerätty tieto on helposti käytettävää ja nopeuttaa samankaltaisten projektien myyntiä, suunnittelua ja toteutusta. Projektisabluuna on esitelty organisaatiossa ja jatkossa tässä opinnäytetyössä kehitettyä ja validoitua sabluunaa voidaan kehittää ja ottaa käyttöön organisaation oppimisen tueksi.

2M-IT is an ICT company, publicly owned by 63 health care districts, cities and municipalities. Its main services include the user services for health and social care systems, infra services, project operations and development activities.

Currently social and health care ICT projects face heavy pressure from monetary and efficiency perspectives. To ease the pressure solutions are needed to transform the tacit knowledge emerging from project experience to explicit knowledge and share it throughout the organization. As this knowledge is shared and taken into use, the projects can be implemented with less expenses and time.

This thesis aims to develop a solution for articulating, gathering, analyzing and deploying tacit knowledge emerging in projects in order to benefit from it in upcoming projects. The developed solution identifies the need for knowledge, collects the information needed by interviewing experienced project staff and analyzing existing documentation, and summarizes the information into the form of a project boilerplate.

The project boilerplate has been validated in a similar project to get feedback on its usability and usefulness. Based on the feedback, using the project boilerplate can support organizational learning. The collected information is easily useable, and expedites the sales, planning and implementation of similar projects. The boilerplate has been introduced in the organization, and in the future the project boilerplate developed and validated in this thesis can be further developed and taken into use to support organizational learning.