Muutosjohtaminen ja sen vaikutus ERP-järjestelmän käyttöönotossa

Abstract

Sanotaan, että mikään ei ole niin varmaa kuin muutos. Muutosprosessin yleinen piirre on, että sitä ei voi tarkasti suunnitella etukäteen, eikä lopputulosta voi etukäteen arvata. Muutokset eivät myöskään aina onnistu. Organisaation näkökulmasta haitallinen uskomus on, että suurin osa muutoksista epäonnistuu. Tämän vuoksi ihmiset ovat muutosta vastaan ja tekevät siitä toisinaan hankalaa. Hyvällä muutosjohtajuudella lopputulokseen voidaan kuitenkin vaikuttaa. Muutosjohtaminen on ennen kaikkea ihmisten innostamista ja uudenlaisen ajattelun herättelyä.

Koronapandemian myötä useat organisaatiot ovat joutuneet ottamaan nopealla aikataululla käyttöön uusia tietoteknisiä ratkaisuja ja opettelemaan uusia toimintatapoja, esimerkiksi etätöiden mahdollistamiseksi. Tämä yllättävä maailmalaajuinen kriisi on pakottanut meidät ajattelemaan enemmän muutoskyvykkyyttämme tulevaisuudessa. Jäykät prosessiorganisaatiot ovat historiaa. Muutoksessa eläminen on enemmän sääntö kuin poikkeustila.

ERP-järjestelmän implementointiprojektin onnistumiseen vaikuttaa moni asia. Usein epäonnistumisen syynä on muutosjohtamisen puuttuminen tai prosessin kokonaiskuvan pirstaloituminen. Onnistunut ERP-järjestelmähanke vaatii hyvää strategiaa, kirkasta visiota, dokumentointia ja yhteistä tekemistä projektin läpiviemiseen. Se on kokonaisvaltainen prosessi, joka muuttaa toiminta- ja työtapoja.

Opinnäytetyössä kuvataan sisäistä, osittain myös ulkoista, organisaatiomuutosta johtamisen näkökulmasta. Työn teoriaosuudessa tutustutaan muutosjohtamiseen ja sen malleihin. Käydään läpi muutoksen anatomiaa; kuinka muutosta tulisi johtaa, miten muutoksessa eletään ja samalla ylläpidetään muutoskyvykkyyttä. Selvitetään millainen rooli tunteilla ja intuitiolla on muutosprosessissa.

Työn empiirisessä osassa vertaillaan nykyajan muutosjohtamisen malleja ja niiden soveltuvuutta ERP-järjestelmän muutoshankkeeseen. Järjestelmämuutoksessa esiintyvät erityispiirteet asettavat tietynlaisia vaatimuksia muutosjohtamiselle. Muodostan näiden teorioiden pohjalta muutosjohtamisen mallin, jossa on otettu huomioon muutosjohtamisen kriittiset menestystekijät ERP-projektin onnistumisen kannalta. Opinnäytetyön tavoitteena oli pyrkiä parantamaan muutoshankkeen läpivientiä ja tuomalla esiin muutosjohtamisen keinoja, joilla voi vaikuttaa sen onnistumiseen.

It is said that nothing is as certain as change. A common feature of the change process is that it cannot be precisely planned in advance and the outcome cannot be predicted. Changes are not always successful either. From an organizational perspective, the harmful belief is that most change will fail. This is why people are against change and sometimes make it awkward. However, good change leadership can affect the outcome. Change management is above all about inspiring people and awakening a new way of thinking. With the corona pandemic, several organizations have had to adopt new ITsolutions and learn new ways of working in a limited time frame, for example to enable remote work. This surprising global crisis has forced us to think more about our capacity for change in the future. Rigid process organizations are history. Living in change is more the rule than the state of emergency. There are many things that affect the success of an ERP system implementation project. Often the reason for failure is the lack of change management or the fragmentation of the overall picture of the process. A successful ERP system project requires a good strategy, a clear vision, documentation and working together to complete the project. It is a holistic process that changes the way we operate and work. The thesis describes internal, partly also external, organizational change from the perspective of management. The theoretical part of the thesis introduces change management and its models. Going through the anatomy of change; how change should be led, how change is lived and at the same time the capacity for change is maintained. Find out what role emotions and intuition play in the process of change. The empirical part of the thesis compares modern change management models and their applicability to the ERP system change project. The special features of system change place certain demands on change management. Based on these theories, I form a change management model that takes into account the critical success factors of change management for the success of an ERP project. The aim of the thesis was to try to improve the implementation of a change project and to highlight the means of change management that can influence its success.