Suunnitelma isännöintitoimiston toiminnon sähköistämiseen : V-S Isännöintitalo Oy
Teliranta, Joni (2021)
Teliranta, Joni
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120523854
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120523854
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda suunnitelma toimeksiantajalle, V-S isännöintitalo Oy:lle, jotta tämän toimistoympäristön ja yritystoiminnan sähköistämistä saataisiin kehitettyä nykyaikaa vastaavaksi. Tavoitteena oli kannattava, käytännöllinen, lainmukainen ja ennen kaikkea toteuttamiskelpoinen suunnitelma, joka tultaisiin toteuttamaan vähintään osittain.
Työn teoriaosuudessa käydään läpi taloushallintoa pääpiirteittäin ja myös sähköisen taloushallinnon hyötyjä sekä sähköisen toiminnan laillisuutta, arkistoinnin tietoturvaa, henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa. Teoriaosuudessa kerrotaan myös isännöinnistä ja isännöitsijän tehtävistä, sillä nämä ovat hyvin oleellinen osa opinnäytetyötä. Teoriaosuuden tarkoituksena on nostaa esille sähköisten toimintatapojen tuottamia etuja verrattuna osittain sähköiseen tai paperiseen toimintaan.
Empiirinen osa keskittyy täysin nykytilanteen ja nykyisten toimintatapojen kuvaamiseen sekä näille toimintatavoille luotuihin ehdotuksiin paremmista, suoraviivaisemmista ja kannattavista sähköisistä vaihtoehdoista. Opinnäytetyössä käytiin läpi sähköisen arkistoinnin toteuttamistapaa, jossa hyödynnettiin vaihtoehtona vanhojen paperiarkistojen digitoimista ja arkistoimista toimeksiantajan omille palvelimille. Tämän jälkeen käytiin läpi, mitä hyötyjä koituisi kaikkien allekirjoitusten tekemisestä jatkossa sähköisesti. Seuraavaksi käsiteltiin laskujen, yhtiökokouskutsujen ja muiden tiedotteiden postituksesta aiheutuvaa työmäärää sekä miten tätä työtä voitaisiin helpottaa ja suoraviivaistaa, ottamalla käyttöön laskutuslisä sekä ulkoistettu postituspalvelu. Viimeisimmäksi empiirisessä osassa käsiteltiin toimeksiantajan verkkoaseman kansiorakenteiden epäyhdenmukaisuutta, joka hankaloittaa työntekijöiden välistä tiedonhakua. Tätä varten on luotu ehdotus käyttöönotettavasta kansiorakenteesta, sekä luotu sen käyttöön sopiva ohjeistus.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että suunnitelma antaa toimeksiantajalle hyvät mahdollisuudet sähköisempään toimintaan, jonka avulla voitaisiin jopa tähdätä täyteen paperittomuuteen. Toimeksiantaja tulee todennäköisesti hyötymään suunnitelman toteuttamisesta, sillä siinä esitetyt sähköisyyttä ja digitaalisuutta hyödyntävät toimintatavat vähentävät monivaiheisten ja toistuvien rutiinitehtävien määrää korvaamalla ne suoraviivaisimmilla ja nopeammilla prosesseilla. Suunnitelman toteuttamisesta ei myöskään aiheudu suuria kustannuksia. The purpose of this thesis was to create a plan for V-S Isännöintitalo Oy, this thesis’
commissioner, so that their office environment and business activities could be digitized to further level, to match today’s standards. The goal was to create a cost-effective, practical, legal and above all an executable plan, that would be implemented at least partially.
The work’s theory part goes through the outlines of financial management and through digital finance service’s benefits as well as digital operation’s lawfulness, archiving’s information security, personal data management and data protection. The theory part also goes through estate management and estate manager’s tasks because they are very relevant part of this thesis. The theory part is supposed to bring out digital operation’s advantages compared to partially
digital or non-digital ways of operation.
The empiric part focuses completely on describing the present state of the company and its operation models as well as describing proposals for better more straight-lined and more cost-effective digital alternatives. The thesis went through a way of digital archiving that utilized digitizing old paper archives and archiving the digital copies to the commissioner’s own servers as an option. Afterwards the thesis went through what benefits would come of using e-signing for all signatures in the future. Next it covered the workload that consists of sending invoices, general meeting invitations and other notices and how that could be made easier and more straightforward by introducing an invoicing fee and an outsourced posting service. Lastly the empiric part handled the inconsistency of file structures on the commissioner’s network drive which makes information search between the workers more difficult. A proposal for a file structure to be used has been made along with instructions to go with it.
In conclusion the plan gives the commissioner a good potential for more digital ways of operation which could also be used to aim for full independency from paper. The commissioner will likely benefit from executing the plan because the digital ways of operations presented in it will decrease the amount of multi-step and repetitive routine tasks by replacing them with more straightforward and faster processes. Furthermore, executing the plan wouldn’t cause large amounts of expenses.
Työn teoriaosuudessa käydään läpi taloushallintoa pääpiirteittäin ja myös sähköisen taloushallinnon hyötyjä sekä sähköisen toiminnan laillisuutta, arkistoinnin tietoturvaa, henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa. Teoriaosuudessa kerrotaan myös isännöinnistä ja isännöitsijän tehtävistä, sillä nämä ovat hyvin oleellinen osa opinnäytetyötä. Teoriaosuuden tarkoituksena on nostaa esille sähköisten toimintatapojen tuottamia etuja verrattuna osittain sähköiseen tai paperiseen toimintaan.
Empiirinen osa keskittyy täysin nykytilanteen ja nykyisten toimintatapojen kuvaamiseen sekä näille toimintatavoille luotuihin ehdotuksiin paremmista, suoraviivaisemmista ja kannattavista sähköisistä vaihtoehdoista. Opinnäytetyössä käytiin läpi sähköisen arkistoinnin toteuttamistapaa, jossa hyödynnettiin vaihtoehtona vanhojen paperiarkistojen digitoimista ja arkistoimista toimeksiantajan omille palvelimille. Tämän jälkeen käytiin läpi, mitä hyötyjä koituisi kaikkien allekirjoitusten tekemisestä jatkossa sähköisesti. Seuraavaksi käsiteltiin laskujen, yhtiökokouskutsujen ja muiden tiedotteiden postituksesta aiheutuvaa työmäärää sekä miten tätä työtä voitaisiin helpottaa ja suoraviivaistaa, ottamalla käyttöön laskutuslisä sekä ulkoistettu postituspalvelu. Viimeisimmäksi empiirisessä osassa käsiteltiin toimeksiantajan verkkoaseman kansiorakenteiden epäyhdenmukaisuutta, joka hankaloittaa työntekijöiden välistä tiedonhakua. Tätä varten on luotu ehdotus käyttöönotettavasta kansiorakenteesta, sekä luotu sen käyttöön sopiva ohjeistus.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että suunnitelma antaa toimeksiantajalle hyvät mahdollisuudet sähköisempään toimintaan, jonka avulla voitaisiin jopa tähdätä täyteen paperittomuuteen. Toimeksiantaja tulee todennäköisesti hyötymään suunnitelman toteuttamisesta, sillä siinä esitetyt sähköisyyttä ja digitaalisuutta hyödyntävät toimintatavat vähentävät monivaiheisten ja toistuvien rutiinitehtävien määrää korvaamalla ne suoraviivaisimmilla ja nopeammilla prosesseilla. Suunnitelman toteuttamisesta ei myöskään aiheudu suuria kustannuksia.
commissioner, so that their office environment and business activities could be digitized to further level, to match today’s standards. The goal was to create a cost-effective, practical, legal and above all an executable plan, that would be implemented at least partially.
The work’s theory part goes through the outlines of financial management and through digital finance service’s benefits as well as digital operation’s lawfulness, archiving’s information security, personal data management and data protection. The theory part also goes through estate management and estate manager’s tasks because they are very relevant part of this thesis. The theory part is supposed to bring out digital operation’s advantages compared to partially
digital or non-digital ways of operation.
The empiric part focuses completely on describing the present state of the company and its operation models as well as describing proposals for better more straight-lined and more cost-effective digital alternatives. The thesis went through a way of digital archiving that utilized digitizing old paper archives and archiving the digital copies to the commissioner’s own servers as an option. Afterwards the thesis went through what benefits would come of using e-signing for all signatures in the future. Next it covered the workload that consists of sending invoices, general meeting invitations and other notices and how that could be made easier and more straightforward by introducing an invoicing fee and an outsourced posting service. Lastly the empiric part handled the inconsistency of file structures on the commissioner’s network drive which makes information search between the workers more difficult. A proposal for a file structure to be used has been made along with instructions to go with it.
In conclusion the plan gives the commissioner a good potential for more digital ways of operation which could also be used to aim for full independency from paper. The commissioner will likely benefit from executing the plan because the digital ways of operations presented in it will decrease the amount of multi-step and repetitive routine tasks by replacing them with more straightforward and faster processes. Furthermore, executing the plan wouldn’t cause large amounts of expenses.