Ostotilaukseen perustuvan ostolaskuprosessin kehitys
Huhta, Laura (2021)
Huhta, Laura
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120824454
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021120824454
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää toimeksiantajan ostotilaukseen perustuvien ostolaskujen käsittelyprosessiin liittyvät kehitystarpeet ja luoda niiden pohjalta kehityssuunnitelma, jota toimeksiantaja voi käyttää halutessaan pohjana ostotilaukseen perustuvan ostolaskuprosessin kehittämisessä.
Työssä keskitytään ostotilaukseen perustuvien ostolaskujen käsittelyyn sähköisessä laskunkierrätys- ja toiminnanohjausjärjestelmässä. Työn teoriaosuus koostuu yhdestä pääluvusta, jonka alla on useita alalukuja eri aihealueittain. Teoriaosuuden aluksi kerrotaan, miten eri muodoissa vastaanotettavat ostolaskut toimivat. Toisessa kappaleessa paneudutaan eri järjestelmien käyttötarkoituksiin ostolaskujen käsittelyssä, ja viimeisessä kappaleessa käydään läpi tilauksellisen ostolaskun käsittelyprosessia ja toimintoja toimeksiantajayrityksessä.
Opinnäytetyön empiirinen osuus koostuu toimeksiantajayrityksen taloushallinnon työntekijöille toteutetusta puolistrukturoidusta teemahaastattelusta ja opinnäytetyöntekijän keräämistä omista havainnoista aiheen tiimoilta työnsä ohella. Haastattelu toteutettiin Google Forms -sovelluksen avulla ja se lähetettiin työntekijöille sähköpostin välityksellä. Haastattelu sisälsi 10 kysymystä, jotka liittyivät kolmeen eri pääteemaan. Teemoja olivat ohjeistus ja perehdytys, ongelmakohdat ja kehitystarpeet. Haastattelun ja havaintojen pohjalta muodostui toimeksiantajalle kirjallinen lyhyen sekä pitkän aikavälin kehityssuunnitelma asioista, jotka nähtiin nykyisessä tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessissa haasteellisina tai toimimattomina. Tärkeimpinä asioina esiin nostettiin esiin uuden toiminnanohjausjärjestelmän hintapäivityshaasteet, desimaalierot eri hintayksiköillä saapuvilla laskuilla, verkkolaskujen automaattitäsmäytykset sekä vastaanoton kohdistaminen useammalle eri laskulle.
Opinnäytetyö herätti myös miettimään kokonaan uusia ratkaisuja ostolaskujen käsittelyyn. Pohdittavaksi jää onko esimerkiksi erillinen laskunkierrätysjärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmän oma laskujen käsittelyvaihtoehto parempi vaihtoehto tulevaisuudessa toimeksiantajan tarpeisiin.
Työssä keskitytään ostotilaukseen perustuvien ostolaskujen käsittelyyn sähköisessä laskunkierrätys- ja toiminnanohjausjärjestelmässä. Työn teoriaosuus koostuu yhdestä pääluvusta, jonka alla on useita alalukuja eri aihealueittain. Teoriaosuuden aluksi kerrotaan, miten eri muodoissa vastaanotettavat ostolaskut toimivat. Toisessa kappaleessa paneudutaan eri järjestelmien käyttötarkoituksiin ostolaskujen käsittelyssä, ja viimeisessä kappaleessa käydään läpi tilauksellisen ostolaskun käsittelyprosessia ja toimintoja toimeksiantajayrityksessä.
Opinnäytetyön empiirinen osuus koostuu toimeksiantajayrityksen taloushallinnon työntekijöille toteutetusta puolistrukturoidusta teemahaastattelusta ja opinnäytetyöntekijän keräämistä omista havainnoista aiheen tiimoilta työnsä ohella. Haastattelu toteutettiin Google Forms -sovelluksen avulla ja se lähetettiin työntekijöille sähköpostin välityksellä. Haastattelu sisälsi 10 kysymystä, jotka liittyivät kolmeen eri pääteemaan. Teemoja olivat ohjeistus ja perehdytys, ongelmakohdat ja kehitystarpeet. Haastattelun ja havaintojen pohjalta muodostui toimeksiantajalle kirjallinen lyhyen sekä pitkän aikavälin kehityssuunnitelma asioista, jotka nähtiin nykyisessä tilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessissa haasteellisina tai toimimattomina. Tärkeimpinä asioina esiin nostettiin esiin uuden toiminnanohjausjärjestelmän hintapäivityshaasteet, desimaalierot eri hintayksiköillä saapuvilla laskuilla, verkkolaskujen automaattitäsmäytykset sekä vastaanoton kohdistaminen useammalle eri laskulle.
Opinnäytetyö herätti myös miettimään kokonaan uusia ratkaisuja ostolaskujen käsittelyyn. Pohdittavaksi jää onko esimerkiksi erillinen laskunkierrätysjärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmän oma laskujen käsittelyvaihtoehto parempi vaihtoehto tulevaisuudessa toimeksiantajan tarpeisiin.