Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen Rauman alueen tilitoimistoissa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli sähköiseen taloushallintoon siirtyminen Rauman alueen tilitoimistoissa. Tutkimuksessa selvitettiin, millä asteella sähköinen taloushallinto on Rauman alueen tilitoimistoissa. Tutkimus tehtiin, koska sähköinen taloushallinto on ajankohtainen asia tilitoimistoille ja mitä todennäköisimmin lähitulevaisuudessa monia tilitoimistoja koskeva suuri muutos. Lisäksi sähköinen taloushallinto tarjoaa tilitoimistoille runsaasti mahdollisuuksia kasvuun ja kehitykseen.

Tutkimus toteutettiin sekä kvalitatiivista eli laadullista että kvantitatiivista eli määrällistä tutkimusmenetelmää käyttäen. Laadullinen tutkimus toteutettiin neljälle erikokoiselle Raumalla toimivalle tilitoimistolle, joiden edustajille tehtiin teemahaastattelut yksilöhaastatteluina. Määrällinen tutkimus puolestaan toteutettiin kyselytutkimuksena, joka lähetettiin Rauman alueen tilitoimistoille sähköpostitse. Tutkimuksen kohderyhmän muodostivat yhteensä 44 Rauman alueella eli Raumalla, Lapissa, Eurajoella, Eurassa, Kiukaisissa, Säkylässä ja Laitilassa toimivat erikokoiset tilitoimistot. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kahden menetelmän yhdistelmää, koska tutkimuksen kohderyhmä oli melko pieni ja sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista tutkimusmenetelmää käyttämällä saatiin syvällisempi ja monipuolisempi kuva tutkittavasta ilmiöstä.

Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että Rauman alueen tilitoimistoissa viranomaisilmoitukset, myyntilaskutus ja raportointi ovat eniten sähköistetyt toiminnot. Sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä koetaan tärkeäksi kattava ja toimiva taloushallinnon järjestelmä, jonka muokkaaminen vaatii runsaasti tilitoimistojen omaa työpanosta. Etuina sähköisessä taloushallinnossa tilitoimistot näkevät arkistointitilan tarpeen vähenemisen, paperinkulutuksen ja postituskulujen alenemisen, nopeammat taloushallinnon prosessit ja ajantasaisemman tiedon sekä tehokkuuden lisääntymisen ja sitä kautta saatavat aikasäästöt. Näitä hyötyjä saadaan, kun sähköiset järjestelmät on tilitoimistoissa saatu kunnolla toimimaan. Ongelmina sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä nähdään puolestaan sähköisten palveluiden hinnoittelu ja se, ettei asiakkailla ole tarvetta tai kiinnostusta ottaa sähköisiä palveluja käyttöönsä. Yleisimmin Rauman alueen tilitoimistot ovat vielä perinteisen paperisen taloushallinnon asteella, mutta näissäkin tilitoimistoissa toimintoja on kuitenkin jossakin määrin sähköistetty. Sähköisen taloushallinnon kehityksen kannalta erityisen hyvä asia on, että Rauman alueella on jo tilitoimistoja, jotka ovat sähköistäneet taloushallintoaan sähköisen ja jopa digitaalisen taloushallinnon asteelle. Tutkimustulosten perusteella sähköisen taloushallinnon voidaan olettaa yleistyvän Rauman alueen tilitoimistoissa, vaikkakin hitaasti.

The purpose of this thesis was to examine the transition to electronic economic management in accounting firms in Rauma area. The aim was to find out in which stage the electronic economic management is in these accounting firms. This study was conducted, because electronic economic management is a current issue for accounting firms and most likely it is a change many accounting firms face in the near future. In addition, the electronic economic management offers many opportunities for accounting firms to grow and develop.

Both qualitative and quantitative research methods were used in this study. The qualitative research was carried out as individual interviews for representatives from four different size accounting firms operating in Rauma. Quantitative research was carried out as a survey, which was sent to accounting firms by e-mail. The target group of the study consisted of 44 different size accounting firms operating in Rauma, Lappi, Eurajoki, Eura, Kiukainen, Säkylä and Laitila. Both qualitative and quantitative research methods were used, because the target group was relatively small and using both methods gave a deeper and more complex picture of the phenomenon.

According to the results, official declarations, sales invoicing and reporting are the most electrified functions in these accounting firms. A comprehensive and effective economic management system is perceived as an important matter while proceeding to electronic economic management. Even though the transition requires a lot of work and resources, it has many advantages: decreased need of archiving space, decline of paper consumption and mailing expenses, faster economic management processes, real time information and increase in efficiency and with that, time savings. These benefits are obtained by the time electronic systems work properly. Disadvantage with the transition to electronic economic management is the pricing of the electronic services. Also the fact that customers have neither need nor interest in accessing e-services is a problem. Most of the accounting firms in Rauma area are still in the stage of using traditional paper-based economic management. However, these accounting firms have electrified their economic management somewhat. For the development of the electronic economic management in Rauma area the good thing is that there are some accounting firms, which already are in the stage of fully electronic economic management and even digital economic management. Based on the results the electronic economic management can be expected to become more common in accounting firms in Rauma area, even though it is going to take some time.