Hankintaprosessin vaihekuvauksen laatiminen : Case: Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä

Abstract

Julkiset hankinnat ja niiden oikeaoppinen kilpailuttaminen, ovat nousseet yhä useammin otsikoihin ja tarkastelun alle. Julkisten varojen käyttö on alkanut kiinnostaa yhteiskuntaa yhä enemmän, kun on paljastunut, että isot kaupungit ja sairaanhoitopiiritkin ovat jättäneet noudattamatta julkisten hankintojen hankintalakia omissa hankinnoissaan. Hankintalain ymmärtäminen ja sisäistäminen auttaa suorittamaan julkisia hankintoja oikein. Apukeinona siihen voidaan laatia hankintayksikölle selkeä kuvaus hankintojen suorittamisen tueksi.

Opinnäytetyö toteutettiin Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymälle, jonka hankintatoimi kaipasi yhdenmukaistusta ja hankintaprosessin kehitystä. Tavoitteena oli laatia organisaatiolle selkeä kuvaus siitä, kuinka hankintaprosessi etenee ja kuinka sen puitteissa tulee toimia. Hankintaprosessin kuvauksen teon jälkeen organisaatio päivittää hankintaohjeistuksensa ajantasaiseksi tukemaan prosessikuvauksen kulkua.

Tämän opinnäytetyön tietoperustassa esitellään ensin hankintayksikkö Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä, jolle empiirisen osan hankintaprosessin vaihekuvaus toteutettiin. Tietoperustan keskiosassa käydään läpi mitä julkiset hankinnat ja sen periaatteet tarkoittavat, kuinka kynnysarvot määritellään ja millaisilla menettelyillä julkisia hankintoja voidaan suorittaa, mitä määräaikoja julkisten hankintojen kilpailutuksessa tulee noudattaa ja mikä on hankintailmoitus. Lopuksi tietoperustassa käydään läpi prosessiajattelua ja hankintaprosessin vaiheita sekä sisältöä.

Opinnäytetyön empiirisessä osassa toteutettiin Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymälle hankintaprosessin vaihekuvaus ja kaavio tukemaan ja ohjaamaan organisaation hankintatoimea.

Public procurement, and the bidding process, have increasingly risen to the headlines and under scrutiny. The use of public funds has become more and more interesting to society, as it has been revealed that even large cities and hospital districts have not complied with the public procurement law in their own procurement. Understanding and internalizing procurement law will help conduct public procurement properly. As an aid to this, a clear description can be prepared for the contracting entity to support the execution of the procurement.

The thesis was carried out for the Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä, whose procurement activities needed harmonisation and the development of the procurement process. The aim was to provide the organisation with a clear description of how the procurement process flows and how to act within it. After the description of the procurement process has been completed, the organisation updates its procurement instructions to support the process description.

In the knowledge base of this thesis, the procurement unit Jokilaaksojen Kouluskuntayhtymä is first introduced, for which the description of the procurement process of the empirical part was carried out. The central part of the theoretical framework discusses what public procurement and its principles mean, how thresholds are defined and what procedures can be used to carry out public procurement, what deadlines must be met in public procurement tenders and what the procurement notice is. Finally, and the stages and content of the procurement process are reviewed.

In the empirical part of the thesis, a phase description and diagram of the procurement process were made for the Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä to support and guide the organisation's procurement activities.