Hankintojen analysointi ja kehittäminen - case X

Abstract

Hankintojen merkitys yritysten liiketoiminnalle on suuri. Hankintoja tehostamalla ja kehittämällä on mahdollista saavuttaa merkittäviäkin kustannussäästöjä ja lisätä yritysten kilpailukykyä. Kehittämisen mahdollistamiseksi ja kehittämiskohteiden löytämiseksi yrityksen hankintojen nykytila täytyy tuntea riittävän kattavasti. Rakennusalalla toimivan pk-yrityksen X toimeksiannosta laaditun tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa tietoa yrityksen hankintojen nykytilasta. Kokonaisuutta tarkasteltiin pääasiassa hankintakulujen näkökulmasta. Tutkimuksessa haluttiin muodostaa käsitys myös siitä, miten hankinnat on organisoitu yrityksessä ja millaisia toimintoja liittyy tyypilliseen hankinta- tai ostotapahtumaan. Hankintojen nykytilan selvittämisen lisäksi tavoitteena oli löytää niistä kehittämiskohteita ja tuottaa mahdollisia kehitysehdotuksia. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Hankintoja analysoitiin sekä määrällisestä että laadullisesta näkökulmasta. Tutkimusaineistona olivat yrityksen ostoreskontrasta kerätyt tiedot hankinnoista vuodelta 2020. Hankintojen yleiskuvan hahmottamisen jälkeen tutkimuksesta rajattiin pois suurin osa epäsuorista hankinnoista ja analyysi kohdistettiin suoriin hankintoihin. Aineistoa analysoitiin käyttämällä spend- ja ABC-analyysimenetelmiä. Hankintojen organisoinnista ja hankintaprosessista kerättiin tietoa avoimella haastattelulla. Tiedon perusteella muodostettiin kuva yrityksen hankintoihin liittyvistä toiminnoista ja sitä verrattiin teoreettisen hankintaprosessin vaiheiden sisältöön. Tutkimuksen tuloksena saatiin vastauksia tutkimuskysymyksiin ja tuotettiin yritykselle tietoa hankintojen nykytilasta. Tulokset kertoivat selkeästi eri toimittajien ja tuoteryhmien aseman suhteessa toisiinsa ja myös hankintojen kokonaisuuteen. Tarkemman analysoinnin kohteena olleen toimittajan osalta saatiin muodostettua tarkempi käsitys hankintojen määristä ja sisällöstä. Tärkein havainto oli se, että näiden hankintojen kokonaiskulut olivat merkittävästi isommat kuin pelkät ostokulut. Yrityksen hankinnoista löydettiin joitakin selkeitä kehittämiskohteita. Tärkeimmät kehitysehdotukset liittyivät kategoriakohtaisten toimittajamäärien kriittiseen tarkasteluun, hankintojen oheiskulujen suhteellisen määrän pienentämiseen sekä toimitusten valvonnan organisoimiseen ja toimittajien arviointiin. Hankintojen kokonaisvaltainen kehittäminen ja koko kehittämispotentiaalin löytäminen eivät ole mahdollisia ilman jatkotutkimusta. Siinä tulisi ottaa yksityiskohtaisen tarkastelun kohteeksi yrityksen kaikki hankinnat ja erityisesti epäsuorat hankinnat.