Muutoksen hallinta pk-yrityksen projektitoiminnassa
Jyväkorpi, Juuso (2021)
Lataukset:
Jyväkorpi, Juuso
2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021121425746
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021121425746
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee kansainvälisessä toimintaympäristössä toimivan pk-yrityksen muutoksen hallintaa. Tutkimuksen kohteena ovat yhtiön asiakastoimitusprojektin käytännöt siitä, miten sisäiset ja ulkoiset muutokset vaikuttavat asiakastoimitusprojektiin.
Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa aineistonhankintana käytettiin ryhmäpajatyöskentelyä sekä haastattelu- ja kyselytutkimusta. Tutkimuskirjallisuus osoittaa, että muutoksen hallinta on avainasemassa projektin onnistumisessa. Projektiorganisaatio, joka ei kykene hallitsemaan yllättäviä muutoksia, on tuomittu epäonnistumaan. Tämä asetelma on lähtökohtana tutkimukselle.
Työn empiirinen osa toteutettiin kolmessa vaiheessa: Ensimmäinen vaihe koostui ryhmäpajatyöskentelystä, jonka tuotoksena saatiin tunnistettua asiakastoimitusprojektin oleelliset muutokset. Muutokset olivat nimenomaan sellaisia, jotka vaikuttivat koko projektin toimintaympäristöön. Toinen vaihe koostui kyselystä ja tutkimuksen kolmas vaihe käsitti haastatteluosion. Haastatteluilla ja kyselyllä saatiin kerättyä lisää ymmärrystä projektiin vaikuttavista muutoksista. Tämän lisäksi haastatteluilla kerättiin kehitysajatuksia organisaation toimintaan.
Tutkimuksen tuloksena organisaatioon mallinnettiin muutoksenhallintataulukko, joka toimii työkaluna projektihenkilöstölle. Työkalulla pystytään tunnistamaan ja hahmottamaan muutoksia.
Opinnäytetyön päätelmänä on, että projektin muutokset vaikuttavat organisaation toimintaan hyvin monitahoisesti. Muutokset vaativat etenkin projektipäälliköltä jatkuvaa seurantaa. Muutoksia pystytään tehokkaasti hallitsemaan esimerkiksi pitämällä projektien reflektoinneista hyvää kirjausta. Aiempia reflektointeja tulee hyödyntää, ennen kuin aloitetaan uusi projekti. Tutkimuksessa huomattiin, että tehokas tapa hallinnoida projekteja on ylläpitää jatkuvaa viestintää sidosryhmien välillä. Projektin sidosryhmien tulee olla kartalla projektin etenemisestä ja viestinnän tulee olla avointa. Tutkimustyön tuloksena suositellaan organisaatiota siirtymään kohti prosessimaista toimintaan muutoksen hallinnassa.
Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa aineistonhankintana käytettiin ryhmäpajatyöskentelyä sekä haastattelu- ja kyselytutkimusta. Tutkimuskirjallisuus osoittaa, että muutoksen hallinta on avainasemassa projektin onnistumisessa. Projektiorganisaatio, joka ei kykene hallitsemaan yllättäviä muutoksia, on tuomittu epäonnistumaan. Tämä asetelma on lähtökohtana tutkimukselle.
Työn empiirinen osa toteutettiin kolmessa vaiheessa: Ensimmäinen vaihe koostui ryhmäpajatyöskentelystä, jonka tuotoksena saatiin tunnistettua asiakastoimitusprojektin oleelliset muutokset. Muutokset olivat nimenomaan sellaisia, jotka vaikuttivat koko projektin toimintaympäristöön. Toinen vaihe koostui kyselystä ja tutkimuksen kolmas vaihe käsitti haastatteluosion. Haastatteluilla ja kyselyllä saatiin kerättyä lisää ymmärrystä projektiin vaikuttavista muutoksista. Tämän lisäksi haastatteluilla kerättiin kehitysajatuksia organisaation toimintaan.
Tutkimuksen tuloksena organisaatioon mallinnettiin muutoksenhallintataulukko, joka toimii työkaluna projektihenkilöstölle. Työkalulla pystytään tunnistamaan ja hahmottamaan muutoksia.
Opinnäytetyön päätelmänä on, että projektin muutokset vaikuttavat organisaation toimintaan hyvin monitahoisesti. Muutokset vaativat etenkin projektipäälliköltä jatkuvaa seurantaa. Muutoksia pystytään tehokkaasti hallitsemaan esimerkiksi pitämällä projektien reflektoinneista hyvää kirjausta. Aiempia reflektointeja tulee hyödyntää, ennen kuin aloitetaan uusi projekti. Tutkimuksessa huomattiin, että tehokas tapa hallinnoida projekteja on ylläpitää jatkuvaa viestintää sidosryhmien välillä. Projektin sidosryhmien tulee olla kartalla projektin etenemisestä ja viestinnän tulee olla avointa. Tutkimustyön tuloksena suositellaan organisaatiota siirtymään kohti prosessimaista toimintaan muutoksen hallinnassa.