Palkkahallinnon prosessit ja järjestelmäohjeet palkanlaskijan tueksi

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin laadullisen tutkimusmenetelmän avulla toimeksiantona Comatec Group Oy:lle. Opinnäytetyön tavoitteena oli havainnollistaa prosessien vaiheiden avulla palkkahallinnon tärkeimmät työvaiheet sekä niihin liittyvät vastuut ja tehtävät. Opinnäytetyön tarkoituksena oli myös laatia keskeisimmät ohjeet palkanlaskijan työn tueksi sekä lisätä tietoa palkkahallinnon prosesseista toimeksiantajayritykselle. Prosessivaiheiden ja ohjeiden avulla saatiin selkeä kokonaiskuva palkkahallinnon työtehtävistä ja aikatauluista palkkakauden aikana. Opinnäytetyö laadittiin toiminnallisena työnä, joka sisälsi raportin ja tuotokset. Raporttiosuudessa keskityttiin ammattikirjallisuuteen, joka käsitteli palkanlaskennan tärkeitä osa-alueita, joita palkanlaskijan tulee ottaa huomioon työssään sekä prosessin merkitystä, johtamista ja kuvaamisen vaiheita. Raporttiosuudessa tuotiin myös esille palkkahallinnon prosessien kuvaaminen. Opinnäytetyön tuotoksena syntyi yhteensä seitsemän infograafilla luotua vaiheitta prosesseista, jotka havainnollistivat palkkahallinnon tärkeimpien prosessien työnkulun. Prosessivaiheiden ja ohjeiden avulla mahdolliset palkkahallinnon prosessien jatkokehitystyö on selkeämpää ja nämä tuotokset ovat tulevaisuudessa myös tärkeä osa toimeksiantajayrityksen palkkahallinnon perehdytysprosessia. Järjestelmäohjeet ja prosessivaiheet tehtiin vain yrityksen omaan käyttöön luottamuksellisten tietojen vuoksi.

This thesis was implemented by using a qualitative research method as a commission for The Engineering office Comatec Group Oy. The aim of the thesis was to describe the main steps of the payroll process by using process diagrams and also taking into account the related responsibilities and tasks. The purpose of the thesis was also to create the most important system guidelines to support the payroll officers and to increase information on payroll administration processes for the commission company. The process diagrams and system guidelines provided an overall view of payroll administration's work tasks and schedules during the pay period. The thesis was prepared as an operational aspect that included the report and output. The report section was focused on professional literature, which consists of important aspects of payroll and process management and a description of the process steps was included. Furthermore, the report was also included describing the steps in payroll processes and preparation of the system guidelines. The theoretical framework was provided as a basis for interpreting and understanding the process diagrams and the system instructions. The output of the thesis was a total of seven process diagrams created with an infographic, which is demonstrative as a detailed workflow of the most important processes of payroll administration. The system guidelines were attached with the process diagrams to make the updating of the instructions as easy as possible in the future. The process diagrams and the system guidelines enable the further development of payroll administration processes, and the outputs will also be an important part of the induction process of the payroll administration of the commission company in the future. The System guidelines and process diagrams were made for the company`s own use because of confidential information.