Interior Design Bot : toimitilasuunnittelun digitaalinen apuväline

Abstract

Työympäristöt ja työskentelytavat muuttuivat digitalisaation ja Covid-19-pandemian myötä. Uusien työtapojen ja työympäristöjen ymmärtäminen ja suunnittelu kasvatti tarvetta käyttäjien laajemmalle kuulemiselle. Tämä voi kuitenkin johtaa suunnittelijan työmäärän kasvuun. Tähän pyritään vastaamaan kehittämällä uudenlaista tulokulmaa osallistamiseen. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää toimeksiantajalle millä tavoilla heidän kehittämänsä keskustelubotin käytöstä osallistamisessa voisi olla eniten hyötyä. Ensimmäiseksi selvitettiin miten kyselyt ja verkkokyselyt toimivat sekä millaisia verkkokyselytyökaluja on saatavilla. Kyselytyökaluja testattiin ja verrattiin keskustelubottiin. Toiseksi selvitettiin asiantuntijahaastattelujen avulla, miten käyttäjiä osallistetaan ja miten osallistaminen vaikuttaa käyttäjiin ja työyhteisöihin. Verkkokyselyt paljastuivat tehokkaiksi tavoiksi osallistaa suuria käyttäjämääriä, jos kyselyiden muotoilu, käyttökokemus ja kysymystenasettelu oli onnistunutta. Verkkokyselyitä on kehitetty interaktiivisempaan suuntaan, mutta vain yksi keskustelubotin kaltainen työkalu löytyi. Osallistaminen oli muuttunut digitaaliseksi ja tapahtui pääasiassa kyselyiden, työpajojen sekä haastattelujen avulla sellaisille henkilöille, joilla oli päätösvaltaa projektiin liittyen. Osallistamisen vaikutus näkyi työyhteisössä hyvinvoivina ja tuottavina yksilöinä. Osallistaminen vaikutti myös organisaation palvelu- ja kilpailukykyyn ja pandemiasta selviytymiseen. Tuloksista pääteltiin keskustelubotin käytön voivan säästää aikaa, aktivoida käyttäjiä, lisätä kyselyjen vastausprosenttia sekä tarjota osallistavampaa tapaa perinteisille kyselyille. Keskustelubotin käytön pohdittiin jättävän käyttäjiin muita kyselyitä todennäköisemmin tunteen kuulluksi tulemisesta ja mahdollisesti auttavan muutospelon hallintaa. Kyselyiden tekemiseen ja vastausten läpikäymiseen käytettävä aika voitaisiin käyttää muihin osallistamisen menetelmiin, joissa suunnittelija on suorassa kontaktissa käyttäjään. Tutkimuksen tulosten avulla voidaan kehittää apuväline, joka palvelee käyttäjiä sekä suunnittelijoita. Tulevaisuudessa olisi hyödyllistä tutkia sellaisia muutosprosesseja, joissa apuväline on ollut käytössä.

Asiasanat: Keskustelubotti, käyttäjälähtöinen suunnittelu, muutosvastarinta, osallistaminen

Digitalization and the pandemic have changed work environments and ways of working. Understanding new ways of working and new work environments increased the need for hearing the users more broadly. That could lead to increased workloads for the designer, however. The aim is to respond to this by developing a new kind of approach to participatory design. This study aimed to investigate the ways that a chatbot could be the most useful in user participation.

The first step was to find out how surveys and online surveys work as well as what kind of survey tools were available. The surveys were then tested and compared to the chatbot. Secondly, experts were interviewed to determine how users are currently being participated and how that participation affects the users and the work communities.

Web surveys were revealed to be an efficient way to participate users, if the design, user experience and the way of questioning were properly executed. More interactive web surveys have been developed, but only one instance of a chatbot-like tool was found. User participation had digitalized and was conducted primarily with surveys, workshops and interviews, and mainly involved persons with authority over a project. The effect of user participation was seen in the work community as healthy and productive individuals. The participation also affected the organizations’ serviceability, competitivity, as well as their ability to survive the pandemic.

It was determined that using a chatbot could save time, activate users, increase response rate and provide a more engaging alternative to traditional surveys. It was deemed that using the chatbot could leave the users with a sense of feeling heard and assist in managing fear of change. The time used to design the surveys and go through the responses could be instead spent on other methods of participation where the designer is in direct contact with the user.

The results of the study could be applied to developing a tool serving both the users and the designers. In the future, studying the change processes where the tool has been employed may be useful.

Keywords: Chatbot, user oriented design, resistance to change, participatory design