Täyttöohje vienti-ilmoituslomaketta varten

Abstract

Elintarviketurvallisuusvirasto Evira on maa- ja metsätalousministeriön alaisuuteen kuuluva virasto, jonka tehtäviä ovat elintarviketurvallisuuden, eläinten hyvinvoinnin ja terveyden sekä kasvinterveyden valvonta ja edistäminen. Yksi Eviran tehtävistä on myös kasvinterveystodistusten myöntäminen EU:n ulkopuolelle vietäville kasviperäisille tuotteille. Kasvinterveystodistusta haetaan toimittamalla Eviraan vienti-ilmoitus.

Tässä opinnäytetyössä laadittiin täyttöohje sähköistä vienti-ilmoituslomaketta varten. Teoriassa käsiteltiin ohjeiden laadintaa sekä viestintää yleisesti. Muu viitekehys rakentui kasvinterveystodistusta koskevista periaatteista ja säännöistä.

Työn tavoitteena oli tehdä kohta kohdalta lomakkeen läpikäyvä ohje, joka keskittyy keskeisimpiin asioihin kussakin lomakkeen kohdassa. Työ rajattiin siten, että ohjeessa ei opasteta lomakkeen ulkopuolisia asioita, kuten sähköiseen järjestelmään kirjautumista. Toisena rajauskriteerinä oli ohjeen tiiviys, eli ohjeessa pyrittiin kertomaan vain tärkeimmät asiat eikä muuta.

Työ toteutettiin syksyllä 2012 virkasuhteessa Evirassa. Lähdeaineistona ohjeen sisällön kirjoittamisessa käytettiin Eviran kirjallisia aineistoja, haastatteluja ja kasvinterveystodistusta koskevaa standardia. Ohjetekstille sopivan sanallisen ilmaisun hahmottamisessa lähdeaineistona käytettiin ohjeiden kirjoittamista ja viestintää käsittelevää teoriakirjallisuutta.

Tuloksena muodostui täyttöohje vienti-ilmoituslomaketta varten. Ohjeeseen sisällytettiin vienti-ilmoituksen kannalta keskeisiä tietoja kasvinterveystodistusta käsittelevästä aineistosta. Ohjeen sanamuodoissa ja rakenteessa hyödynnettiin harkitusti ohjeiden kirjoittamista ja viestintää käsittelevää teoria-aineistoa. Ohje tehtiin julkaisuvalmiiksi.

Finnish Food Safety Authority Evira is an agency under Ministry of Agriculture and Forestry. The fields of operation at Evira include monitoring and advancing food safety, animal health and plant health. Evira also grants phytosanitary certificates for plant products exported outside the European Union. Phytosanitary certificate is applied by sending an Application of international Phytosanitary Certificate (vienti-ilmoitus) to Evira.

In this thesis, instructions for filling an electronic application of international phytosanitary certificate were written. The theory section deals with instruction writing and communication in general. The frame of reference also consists of phytosanitary certificate related precepts and regulations.

The goal of this work was to write instructions that walk through the application form part by part and focus on essential matters on each part. The scope of the work was limited only to writing instructions for the parts of the application form and not, for instance, instructing how to log in to the phytosanitary certificate system on Evira extranet. The scope was also limited to the most important information only and to not write any extra information into the instructions.

The work was carried out in autumn 2012 while the writer was employed at Evira. Written materials from Evira, interviews and an official standard for phytosanitary certificates were used as source material for writing the instructions. Instruction-writing literature was used as a source for finding suitable verbal expressions for the instructions.

As a result, the instructions for filling an application for phytosanitary certificate were completed. Essential matters from the phytosanitary-certificate-related source material were included in the instructions. The theory material of instruction-writing and communication was also utilized with consideration when writing the instructions. The instructions were made ready for publishing.