Vertailututkimus M2 ja Personec Travel matkalaskujärjestelmistä

Abstract

Matka- ja kululaskujärjestelmä on tietokoneohjelmisto, jolla voidaan tallettaa ja käsitellä matka- ja kululaskuja. Matka- ja kululaskujärjestelmä nopeuttaa yrityksen matka- ja kululaskuprosessia, ja tuo säästöja ja tehokkuutta yritykselle. Lisäksi sähköisessä muodossa olevaa informaatiota voidaan käsitellä huomattavasti enemmän, kuin paperiversiona.

Opinnäytetyön tavoitteena on tutustua Personec Travel ja M2 matkalaskujärjestelmiin ja vertailla niiden matkalaskuprosesseja keskenään. Tavoitteena on myös selvittää, mitä muita eroja näiden tutkittavien ohjelmien kesken löytyy.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmäksi valittiin laadullinen, eli kvalitatiivinen tutkimusmenetelmä, jolla tarkastellaan tutkimusongelmaa. Tutkimustyypiksi valittiin toimintatutkimus, ja aineistonkeruumenetelmiksi havainnoinnit ja valmiit dokumentit, sekä haastattelumenetelmä.

Opinnäytetyön tutkimuksessa selvisi, että M2 matkalaskujärjestelmän matkalaskuprosessi erosi hieman Personec Travel matkalaskujärjestelmän matkalaskuprosessista. Tämä johtuu siitä, miten ohjelmien asetukset on määritelty. Yritykset määrittelevät itse, mitkä toiminnot ovat käytettävissä ja millä tavalla järjestelmät toimivat erilaisissa tilanteissa. Voidaankin todeta, ettei M2 ja Personec Travel matkalaskujärjestelmien matkalaskuprosesseissa ole eroja, vaan eroja löytyy yritysten määrittelemistä asetuksista ja matkustussäännöistä.

Muita eroja ohjelmien kesken löytyi valittavissa laskupohjissa ja lentolippu- ja luottokorttitapahtumien automaattisessa kohdistamisessa. M2 matkalaskujärjestelmässä laskun tekijällä on valittavanaan viisi erilaista laskupohjaa ja Personec Travelissa kuusi. Muita pieniä eroja ohjelmien kesken löytyy esimerkiksi käyttöohjeiden muodossa, organisaatiokaavion esityksessä, näkymäasetusten määrittelyssä, sekä henkilötietojen muuttamisoikeuksissa. Tutkimuksessa selvisi myös, että Travelissa on oma sivu- painike, jolloin ohjelman käyttäjä voi itse määritellä millaisen näkymän hän ohjelmaan haluaa.

A travel expense management system is a computer software program capable of saving and handling travel and expence bills. This travel management solution expedites companies' travel and expence bills handling processes and brings savings and efficiency to companies. Furthermore, the software enables you to handle more information as it is electronic, if you compare with information on paper.

The objective of this thesis was to become acquainted with Personec Travel and M2 travel and expense management systems,and to make comparison between those two systems' traveling bill processes. The aim was also to find out what other differences there were between the Personec Travel and M2 system.

In this study the research method is qualitative, as it is the most suitable one. This type of research is an activity analysis. The material was collected through observation, exiting documents and interviews.

The results of this thesis show that the M2 travel management system process differs somewhat from the Personec Travel system process. However, these differences are due to system preferences. Companies determine themselves which features are active and how their systems are set to work in different situations. Thus you can say that the M2 and Personec Travel travel management systems processes do not differ significantly from each other. The system processes are the same but the differences were mainly incurred by the companies' preferences and and travelling regulations.

Other differences between the Personec Travel and M2 are the bill layout templates, and the automatic allocation of flight ticket and credit card purchases. The travelller can choose between five different kinds of bill layouts in the M2 systems and six bill layouts in the Personec Travel system. Other distinctions are unlike preference form, organigram presentation and details. The Peronec Travel has an own-page button, with which the systems user can determine which kind of view he wants.