Dokumenttienhallintajärjestelmän tuotteistaminen tietyille kohderyhmille
Aarne, Miia (2008)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200806242781
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200806242781
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena oli tuotteistaa työnantajani Elinar Oy Ltd:n toimittama IBM:n dokumenttienhallintaratkaisu tietylle kohderyhmälle. Lisäksi työn yhtenä osuutena oli dokumenttienhallintajärjestelmän myyntidemon määrittely. Tuotteistaminen eteni asiakaskohderyhmän valitsemisesta ja asiakkaan tarpeiden kartoittamisesta valmiiseen räätälöitävään tuotteeseen. Työssä pohdittiin myös tuotteistamisen yritykselle itselleen tuomia hyötyjä. Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa käsiteltiin konsernitason sisällönhallintaa, eli ECM-konseptia, dokumenttien- ja asianhallinnan periaatteita ja tavoitteita sekä IBM:n sisällönhallintaratkaisun (IBM DB2 Content Manager) ja dokumenttienhallintaratkaisun (IBM DB2 Document Manager) arkkitehtuureja, ominaisuuksia ja toimintoja. Näiden lisäksi teoreettisessa osuudessa käsiteltiin myös ohjelmistojen tuotteistamista yleisellä tasolla. Tuotteistamisprosessin alussa valittiin asiakaskohderyhmä ja tutkittiin siihen kuuluvia potentiaalisia asiakkaita Suomessa. Tämän jälkeen selvitettiin kohderyhmän mahdollisia liiketoimintaan ja dokumenttienhallintaan liittyviä ongelmia, joiden kautta voitiin johtaa dokumenttienhallintajärjestelmän tuomia hyötyjä asiakkaalle. Työssä selvitettiin myös Elinar Oy:n mahdollisia kilpailijayrityksiä, niiden toimintaperiaatteita, levinneisyyttä ja kokoa. Tärkeänä osana tuotteistamista oli tuotantoprosessin räätälöinti dokumenttienhallintajärjestelmille sopivaksi ja laatukriteerien asettaminen prosessin jokaiselle vaiheelle. Näiden vaiheiden seurauksena syntyy tuotannon tehokkuuden kannalta tärkeitä monikäyttöisiä komponentteja. Dokumenttienhallintajärjestelmä tuotteistettiin, koska Elinar Oy halusi selkeyttää dokumenttienhallinta -käsitettä ja tehdä tuotekeskeisestä markkinointiviestinnästä asiakaskeskeistä. Tulevaisuutta ajatellen Elinar Oy:llä on tuotteistamisen jälkeen käytössään asiakaskohderyhmälle suunnatut esitteet ja esittelymateriaalit sekä demojärjestelmä, joita voidaan hyödyntää myyntitilanteissa. Lisäksi tuotantoprosesseille asetetut laatukriteerit ohjaavat, tehostavat ja helpottavat prosessien läpivientiä ja takaavat työn hyvän laadun. Monikäyttöisiä komponentteja voidaan tarvittaessa käyttää uudelleen tulevissa dokumenttienhallintajärjestelmäprojekteissa. Tuotteistamisprosessin jälkeen Elinar Oy:n ammattitaito dokumenttienhallintajärjestelmien saralla tulee esille entistä paremmin, ja asiakas tietää saavansa laadukkaan ja testatun tuotteen, mikä pienentää tunnetta suuren riskin ottamisesta.