Kiinteistöosakeyhtiön siirtyminen sähköiseen taloushallintoon

Abstract

Yritysten taloushallinnossa sähköisyys on nykyaikaa ja sitä on käsitelty jo varsin laajasti. Yksittäiset taloyhtiöt ja niiden taloushallinto, jota hoitaa sivutoiminen isännöitsijä, ei kuitenkaan kiinnosta niin suurta ihmisryhmää, että sitä olisi tutkittu kovin paljon. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli käsitellä tätä yritystoiminnan unohdettua osa–aluetta: taloyhtiön, asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön sähköistä taloushallintoa ja mahdollisuuksia sen kehittämiseen.

Tavoitteiden pohjalta työn tarkoituksena oli tarjota kehittämissuunnitelma Kiinteistö Oy Torikeskukselle sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä. Käytännössä tämä tarkoitti tutustumista eri sähköisen taloushallinnon ohjelmistojen palveluntarjoajiin. Näistä valittiin kaksi parasta vaihtoehtoa, joista rakennettiin Kiinteistö Oy Torikeskukselle sopiva taloushallinnon ratkaisu.

Opinnäytetyö alkoi taloyhtiön esittelyllä: millainen on asunto-osakeyhtiö ja kiinteistö-osakeyhtiö ja sen taloushallinto, sekä kuinka se eroaa muusta yritystoiminnasta. Tässä yhteydessä paneuduttiin myös isännöitsijän hallinnollisiin, taloushallinnollisiin ja toiminnallisiin tehtäviin. Seuraavaksi keskityttiin sähköistä taloushallintoa koskeviin säädöksiin, ensin yleisellä tasolla ja sen jälkeen taloyhtiötä koskevien pykälien muodossa. Opinnäytteen viimeisissä luvuissa käsiteltiin taloushallinto-ohjelmien hankintaprosessia ja esiteltiin erilaisia taloyhtiöille tarkoitettuja sähköisiä taloushallinto-ohjelmistoja, jotka hyödyntävät taloyhtiön yhteistä tietokantaa.

Tämä työ suoritettiin toiminnallisena opinnäytteenä. Tiedot kerättiin osallistuvan havainnoinnin ja keskustelujen avulla, sillä jo valmiiksi tutun yrityksen kohdalla tällainen epävirallinen lähestymistapa antoi parhaimman lopputuloksen.

Selvityksen perusteella työstetystä kehittämissuunnitelmasta käyvät ilmi taloyhtiön taloushallinnosta löytyneet kehityskohteet. Samassa yhteydessä on kerrottu myös uudistusten mukanaan tuomista kustannuksista ja pohdittu tässä valossa niiden tarjoamaa hyötyä. Lopuksi Kiinteistö OY Torikeskukselle on esitelty alustava kehittämissuunnitelma käyttöön otettavista sähköisistä taloushallinto-ohjelmista.

Osa taloushallinto-ohjelmiin liittyvistä kustannuksista on salattu tässä julkaistussa versiossa liikesalaisuuden vuoksi.

For companies, electronic financial administration is becoming the normal practice, and this has been a topic for discussion in many different places. However, the financial administration of individual housing companies, which is taken care of by a part-time housing manager, doesn’t interest so many people that a lot of research would have been done on this issue. The goal of this bachelor’s thesis’ was to bring up for discussion this forgotten aspect of entrepreneurship: the financial administration of a housing company or real estate company and the possibilities for developing further.

Based on the goals set for this work, the aim was to create a development plan for Kiinteistö Oy Torikeskus to assist them with the transition to electronic financial administration. In practice, this meant becoming familiar with different electronic financial administration software service providers. The two best options were selected from the ones reviewed, from which we built a suitable financial administration solution for Kiinteistö Oy Torikeskus.

The thesis begins with a presentation of a housing company; it explains what an apartment housing company and a real estate company are, how they differ from other companies and how their financial administration is managed. The administrative, fiscal and functional roles of a housing manager were also presented in this context. Next, the statutes relating to financial administration were presented, first on the general level and then the paragraphs which apply specifically to housing companies. The last chapters of this bachelor’s thesis discuss the acquisition process for financial administration software, and introduce some of the different electronic financial administration software applications which utilize the shared data base of the housing company.

The work was carried out as a functional bachelor’s thesis. The information was gathered through participating observation and discussions. This unofficial participating method was found to be the best approach since the company was already known to the writer.

Based on the research findings, a development plan has been made which explains the development targets of the housing company. The costs of this overhaul are discussed in the same context and the benefits to be gained are also reviewed in this light. Finally, a preliminary development plan for introducing suitable electronic financial administration software solutions is presented to Kiinteistö Oy Torikeskus. Some parts of this thesis were hidden due to business secret in this public version.