Opas ostolaskujen käsittelyyn

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää ostolaskuun liittyvät työvaiheet Yrityksessä X ja tutkia, millaisia yrityksessä käytettävät ohjeet ostolaskun kiertoon ovat. Tavoitteena on luoda tutkimuksen pohjalta selkeä ja hyödyllinen opas ostolaskujen käsittelyyn. Tutkimusongelma on, kuinka ostolasku kiertää yrityksessä X.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsittelen taloushallinnon eri osa-alueita ja sähköisiä tietojärjestelmiä. Taloushallinnon osalta kerron tarkemmin kirjanpidosta, kustannuslaskennasta, ostoreskontrasta sekä kansainvälisestä liiketoiminnasta. Sähköisissä tietojärjestelmissä käyn läpi niiden ylläpitoa, hyötyjä ja haittoja sekä tietoturvallisuutta.

Tutkimusmenetelmänä toimi kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Tutkimusaineiston keräsin osittain havainnoimalla kesän ja syksyn 2012 aikana. Käytin tutkimusaineistona myös toimeksiantajalta saatuja materiaaleja. Toimeksiantajan talousosaston työntekijöille teetin kyselyn marraskuussa 2012. Kyselyssä käytin pelkästään avoimia kysymyksiä ja sain siihen vastaukset Yritys X:n neljältä työntekijältä ja talousjohtajalta.

Tutkimustulosten mukaan oppaalle oli selkeä tarve. Selkeä ja ajantasainen ohjeistus on hyvä ja tarpeellinen Yritys X:n talousosaston muutosten takia. Tarkasteltuani käytössä olevien tietojärjestelmien ja työntekijöiden itse tehtyjä ohjeita päädyin siihen tulokseen, etteivät ne sellaisenaan toimi Yritys X:n talousosastolla.

Tutkimustulosten mukaisesti keräsin aineistoa oppaaseen, joka oli tutkimuksen tavoite. Opas ostolaskujen käsittelyyn otettiin toimeksiantajalla, Yritys X:ssä, käyttöön joulukuussa 2012. Opas on selkeä kokonaisuus, ja se tulee olemaan Yritys X:n talousosastolla hyödyllinen apuväline perehdytyksessä ja työkavereita tuuratessa.

The purpose of this thesis was to examine the handling stages of purchase invoices in the case company, and how usable the existing instructions were. The aim was to make a useful and explicit guidebook for the workers of the company’s financial department. The main research problem was how the purchase invoices proceed in the case company.

The theoretical framework contained information about financial administration and electronic data systems. The former part introduced extensively about bookkeeping, cost accounting, accounts payable and international business. The part on electronic data systems explained their benefits and downsides and their maintenance.

The research method in this study was qualitative. The research material was collected by observing and surveying secondary material in the summer and autumn 2012. Answers to the questionary with open questions I got from company’s four employees and the financial director.

According to the results there was actual need for the guidebook. The need based on the changes in the company’s financial department. The previous guidelines were not up-to-date, so the new ones were really needed.

The material for the guidebook was collected handling the research results. The guidebook was taken into use in December 2012. It will be helpful in orientation and when substituting for colleague.