Organisaation sisäisen tiedonhallinnan kehittäminen sähköisiä toimintamalleja parantamalla : Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymässä

Abstract

Tutkimuksessa tarkastellaan Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymän sisäistä tiedonhallintaa, eli minkälaista tiedonhallinta on tällä hetkellä, minkälaisia kehittämiskohteita löydetään ja miten tiedonhallintaa voidaan viedä sähköisempään muotoon. Työ on tarkoitettu tutkittavalle organisaatiolle sähköisen tiedonhallinnan kehittämisen tueksi. Työssä keskitytään yleishallintoon liittyvään toimintaan. Tutkimus on toteutettu havainnoimalla toimintaa yleisesti, havainnoimalla esimerkkiprosessia ja tekemällä haastatteluja kuntayhtymän hallinto- ja taloustoimistossa.

Näkökulmina tutkimuksessa toimivat mm. hyvä tiedonhallintatapa ja julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri. Pääpaino tarkastelussa on asiakirjahallinnossa, mutta tiedonhallinnan kokonaiskuvan saamiseksi käsitellään myös mm. ajanhallintaa.

Tuloksena tiedonhallinnassa ja tiedonkulussa havaittiin useita ongelmakohtia. Näihin pyritään tarjoamaan sekä konkreettisia ratkaisuja että laajempia kehittämisehdotuksia. Työssä perustellaan sähköisten toimintamallien hyödyllisyyttä usean ongelman ratkaisussa. Keskeisiä kehittämisehdotuksia ovat mm. arkistonmuodostussuunnitelman päivittäminen sähköiseksi arkistonmuodostussuunnitelmaksi ja sähköisen dokumenttienhallintajärjestelmän hankkiminen.

This master’s thesis aimed at studying the internal information management of Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymä, i.e. the Health Care Centre of the Riihimäki Region. The purpose of the thesis was to aid the studied organisation in the development of electronic information management. The study explored the state of information management, arising development issues and how information management could be developed towards electronic workflows. The study focused on the general administration of the health care centre.

The methods of the study were general observation, observing an example process and interviewing administrative personnel of the health care centre. Good information management practice and enterprise architecture of the public administration provided the background for the study. Main focus was in document management, but also other aspects, e.g. time management, were reviewed to form an overall understanding of the subject.

As a result, many problems were detected in the information management and information flows. Both concrete solutions and more extensive development suggestions were proposed. Electronic practices are feasible solutions to many of the problems. An electronic record management plan and acquisition of an electronic document management system play a key role in the process.