Hankintojen seuranta case: Porin kaupungin hankintapalvelut

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsitteli hankintojen seurantaa ja epäsuoria hankintoja. Tarkoituksena oli analysoida Porin kaupungin tekemiä epäsuoria hankintoja ja selvittää, kuinka paljon yhteishankintasopimusten ohi ostamista tapahtuu. Yhtenä tavoitteena oli tuoda esiin parannusehdotuksia siitä, miten ohi ostamista voitaisiin vähentää sekä tuoda esiin syitä, jotka johtavat ohi ostamiseen.

Tutkimus suoritettiin käyttämällä aiheeseen liittyvää teoria-aineistoa, sähköistä mie-lipidekyselyä ja hankintojen taulukkoa, josta kävi ilmi Porin kaupungin aineet, tavarat ja tarvikkeet hankinnat vuodelta 2010. Teoriaosuudessa perehdyttiin hankintoihin ja etenkin julkisiin hankintoihin, epäsuoriin hankintoihin ja ohi ostamiseen, sekä lopuksi käsiteltiin hankintojen analyysi- työkaluja. Tutkimusosin tarkoituksen oli analysoida Porin kaupungin epäsuoria hankintoja käyttäen spend- analyysia ja tunnistaa ohi ostaminen sekä siihen johtavat syyt.

Tulosten perusteella Porin kaupungin epäsuorissa hankinnoissa on huomattavan suuri tehostamisen potentiaali. Analysoitaessa epäsuoria hankintoja, tultiin tulokseen, että pieniä hankintoja tehdään määrällisesti paljon ja tulokset antoivat käsityksen, että hankintoja tekevät hallintokunnissa hankinnoista vastaavan lisäksi monet muut henkilöt. Sopimustoimittajaa ei aina käytetty vaikka kyseisestä tuoteryhmästä/tuotteesta oli yhteishankinta sopimus. Sopimustoimittajaa koettiin hankalaksi käyttää erikois-tarvikkeissa ja tulosten perusteella uusille yhteishankinta kategorioille olisi myös tarvetta.

This thesis was focused on procurement monitoring and indirect procurement. The purpose of this thesis was to analyse indirect procurement made by city of Pori and detect maverick buying. One of the objectives was to bring out proposal for improvements about how to reduce maverick buying and to come up causes that leads to maverick buying.

The research was carried out by using relevant theoretical material, e- opinion survey and table of procurements, which showed materials, goods and equipment purchases for the year 2010 made by the city of Pori. The theoretical part of the thesis was about procurement and especially public procurement, indirect procurement and maverick buying. In the last section of the theoretical part were presented different procurement analysis tools. The meaning of the exploratory part was to analyse indirect procurement using spend- analysis and to recognize maverick buying and the reasons leading to that.

Indirect procurement involves a significant potential for intensification in the city of Pori. This was based on the results of the research. Small purchases are made numer-ically a lot and the results give the impression that purchasing is made, not just the person responsible for purchasing, but also by many of the other employees. Contract supplier is not always used even if there were frame agreement for the product category/product. The contract supplier was seen difficult to use in special supplies and according to the results there is a need for new product categories for frame agree-ments.