Tulostusohjeistuksen kehittäminen Turun oikeustalossa

Abstract

Tämän opinnäytteen tarkoituksena oli suunnitella Turun oikeustalon virastoille olemassa olevaa paremmin toimiva tulostusohjeistus. Turun oikeustalo kuuluu Oikeusministeriöön ja käsittää neljä eri virastoa; Varsinais-Suomen käräjäoikeus, Varsinais-Suomen ulosottovirasto, Länsi-Suomen syyttäjävirasto sekä Turun hallinto-oikeus.

Projektin lähtökohtana oli ensin kartoittaa tulevan ohjeistuksen tarpeet, mitä tulevalta ohjeistukselta haluttiin. Tämä tehtiin haastattelemalla eri virastojen it- yhdyshenkilöitä ennen ja jälkeen ohjeistuksen julkistamisen. Tulevalta ohjeistukselta haluttiin selkeää, loppukäyttäjän tarpeisiin sopivaa ohjeistusta, josta löytyisi nopeasti ja mahdollisimman selvästi kerrottuna kaikki tarpeellinen tieto tulostuksenhallinnasta.

Aluksi ohjeistus oli tarkoitettu vain Turun oikeustalon käyttöön, mutta jo heti aloittamisen jälkeen sitä muutettiin soveltuvaksi myös oikeusministeriölle ja sen alaisuudessa toimiville virastoille apuvälineeksi tulostuksenhallintaan. Tämän takia ohjeistuksessa kiinnitettiin myös huomiota siihen, miten kustannuksista voidaan säästää valitsemalla oikeanlainen tulostustapa sekä laite johon tulostetaan.

Ohjeistus toteutettiin kuvallisten ohjeiden osalta OpenOffice Impress – esitystyökalulla, jotka sitten käännettiin PDF – muotoon sekä OpenOffice Writer – tekstinkäsittelytyökalulla, jotka tallennettiin html – muotoon. Ohjeistus koottiin yhteen hakemistorakenteella, joka toimii suoraan selaimen kautta. Tällöin käyttäjän on helppo löytää tarvitsemansa tieto suoraan verkosta ja etsiä tarpeelliset ohjeet.

The aim of this thesis was to design better-working printing instructions for the offices at Turku Court House to replace the existing ones. Turku Court house belongs to the Ministry of Justice and comprises of four different agencies; Southwest Finland District Court, prosecutor’s office of Western Finland and Turku Administrative court.

The starting point of the project was based on charting the future needs for instruction. This was done by interviewing various agencies’ it - contact persons before and after the publication of the instruction. The upcoming instructions were to be clear. The end-user needs appropriate instructions, which can be found quickly and as clearly as possible, including all the necessary information on printing management and procedures.

Guidance was at first intended only for the personnel at Turku Court house, but it was changed immediately being suitable also for the Ministry of Justice agencies as a tool of printing management. For this reason the document also emphasized how the costs can be saved by choosing the right way, as well as the device to print with.

Instructions implemented as illustrated instructions for OpenOffice Impress - a presentation tool,which then transferred into PDF - format and OpenOffice Writer - a word processing tool that is saved as html - format. The instructions were gathered by directory structure that works directly through the browser. In this case, the user can easily find the information s/he needs directly from the network including the necessary instructions.