Kirkkonummen kunnan ostolaskuprosessin tehostaminen

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia sähköisen ostolaskuprosessin käyttöön siirtymisen hyötyjä ja kehittämiskohteita ratkaisuehdotuksineen Kirkkonummen kunnan näkökulmasta. Kunnassa käsitellään satoja ostolaskuja päivittäin, joten ostolaskuprosessin toimintojen sujuvuudella on paljon merkitystä. Tavoitteena oli löytää keinoja tehostaa ostolaskuprosessia ja luoda pohja mahdollisille jatkotutkimuksille.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin ostolaskujen tyypit, eli verkko- ja paperilasku, sekä ostolaskuprosessi ja sen sähköistymisen mukanaan tuomat hyödyt. Lisäksi kartoitettiin kehittämiskohteita, jotka opinnäytetyön laatija havaitsi ostolaskuprosessissa työskennellessään talousyksikössä. Yksi tärkeä osatekijä ostolaskuprosessin tehostamisessa olisi verkkolaskujen osuuden lisääminen. Tällä hetkellä niiden osuus kaikista vastaanotetuista ostolaskuista on hieman yli puolet.

Tutkimus tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusaineiston keruumenetelmäksi valikoitui teemahaastattelu, joka toteutettiin tammikuussa 2013. Haastattelun kysymykset pohjautuivat teoriaosuudessa esiteltyihin kehittämiskohteisiin. Haastateltavina oli samanaikaisesti kunnan konsernihallinnon talousyksikön kaksi vakituista työntekijää.

Tutkimus osoitti, että haastateltavat eivät pitäneet pelkkien verkkolaskujen vastaanottamiseen siirtymistä aivan tämän hetken asiana, vaikka niihin liittyvät hyödyt tunnustettiin ja asiasta oli jonkin verran keskusteltu. Verkkolaskujen määrää voitaisiin kuitenkin lisätä vaikuttamalla toimittajiin. Ostolaskuprosessin tehostamiseksi on useassa tapauksessa tarpeen parantaa hallintokuntien toimintaa. Vaikka talousyksikkö voi vaikuttaa asiaan tiedottamalla ja koulutustilaisuuksia järjestämällä, ongelmakohtiin liittyvät asiat pitäisi ottaa käsittelyyn esimiesten johdolla myös hallintokuntien sisällä. Sijaisuuksiin liittyviä ongelmia ratkaisisi myös ostolaskujen käsittelyjärjestelmä Rondon päivittäminen uudempaan versioon. Lisäksi talousyksikössä tulisi kiinnittää enemmän huomiota päivittäisrutiinien hoitoon tehtyjen ohjeiden testaamiseen.

The topic of this thesis was to investigate the benefits of migrating to electronic purchase invoice processing in Kirkkonummi municipality and also to look for further development possibilities and solutions to enhance the invoicing process. The municipality deals with hundreds of purchase invoices on a daily basis, so the smooth functioning of the purchase invoice workflow is very important. One important factor was also creating a basis for possible further research.

The theoretical part of the thesis considered the purchase invoice types (electronic and paper invoice) as well as the purchase invoice process and the benefits which its electrification has provided. In addition to this the development points of the purchase invoice process were examined. An important factor in improving the efficiency of the process would be to increase the percentage of e-invoices. At the moment the total number of incoming e-invoices is a little more than a half.

The study was made with qualitative research method. The research material was collected through theme interview, which was conducted in January 2013. The questions were based on the development points, which were presented in the theoretical part of the thesis. The interviewees were two full-time employees from the financial unit of the municipality’s group administration.

The study showed that the interviewees did not consider full transition to e-invoices to be such a current issue even though the benefits were recognized and there had been discussions around this matter. However, increasing the number of e-invoices could be possible by influencing the suppliers. To make the purchase invoice process more efficient it would be necessary to improve the functioning of administrative counties. This could be best achieved by involving the management in counties in promoting the change. The financial unit can assist this change by organizing info and training sessions for the counties. Some problems could also be solved by upgrading the invoice processing system Rondo. In addition the financial unit should pay more attention to the testing of guidance of workflows in daily routines.