Suhdetoiminta tapahtumamarkkinoinnissa CASE: Old Town Bed and Breakfast Ida-Marian Joulutapahtuma

Abstract

Toimeksianto Old Town Bed and Breakfast Ida-Marian ensimmäiseen markkinointitapahtumaan saatiin yrittäjä Margitha Liljalta 21.8.2012, jolloin sovittiin myös tilaisuuden luonteesta ja teemasta. Tapahtuma oli avoimet ovet -tyyppinen ja se järjestettiin 15. – 16.12.2012 kello 12 – 16. Teemaksi nousi joulu samaan aikaan järjestettyjen Porvoon vanhan kaupungin joulumarkkinoiden pohjalta. Tavoitteina oli tutustuttaa porvoolaiset yritykseen, huoltaa suhteita yhteistyökumppaneihin sekä luoda uusia kumppanuussuhteita. Tapahtumaan odotettiin 100 kävijää molempina tapahtumapäivinä.

Ida-Marian Joulutapahtuman suunnittelua lähestyttiin perehtymällä yritykseen sekä sen ympäristöön, suhdetoimintaan ja tapahtumamarkkinointiin. Aihetta syvennettiin käsittelemällä henkilökohtaista myyntityötä ja yhteistyökumppanuutta sekä pohtimalla suhdetoiminnan roolia tapahtumamarkkinoinnissa.

Joulutapahtuman toteutussuunnitelmassa kuvattiin joulutapahtuman tiimiä, aikataulua, yhteistyökumppaneita, tapahtuman sisältöä ja markkinointiviestintää. Lisäksi tapahtumaa varten laadittiin SWOT-analyysi, turvallisuussuunnitelma, riskianalyysi ja budjetti. Joulutapahtuman markkinoinnin suunnittelua varten toteutettiin markkinointitutkimus 14.9.2012 Porvoon taiteiden yö MoonRiver2012:n yhteydessä. Tulosten perusteella porvoolaiset tavoittaa parhaiten mainostamalla paikallisissa sanomalehdissä ja internetissä, minkä vuoksi 10.12.2012 järjestettiin lehdistöbrunssi Ida-Marian tiloissa näkyvyyden saamiseksi.

Lehdistöbrunssiin osallistui toimittaja sekä Borgåbladetista että Uusimaasta ja seuraavana päivänä Joulutapahtumasta ilmestyi kaksi artikkelia. Joulutapahtumaan osallistui yhteensä noin 320 henkilöä ja tapahtuma oli onnistunut sekä toimeksiantajan että yhteistyökumppaneiden mielestä.

Joulutapahtumassa suhdetoiminnan merkitys korostui tapahtuman kustannuksien, sisällön sekä kävijämäärän osalta. Yhteistyökumppaneilta saatujen tuotteiden ja palvelujen ansiosta tapahtumasta saatiin monimuotoisempi ja kustannukset asiakasta kohti jäivät pieneksi. Lisäksi toimeksiantajan laaja suhdeverkosto ja lehdistöbrunssi auttoivat ylittämään tavoitekävijämäärän.

This thesis was commissioned by entrepreneur Margitha Lilja on 21st August 2012, with the purpose of organizing the first marketing event of Old Town Bed and Breakfast Ida-Maria. The open house event was organized during the period of 15 - 16 December 2012 from 12 to 4 pm. The annual Old Town Porvoo Christmas market which was held simultaneously. The objective was to make Porvoo citizens acquainted with the enterprise, maintain the relations with the original cooperation partners and to create new connections. The expected number of visitors was 100 during both event days.

The planning of Ida-Maria´s Christmas event was approached by exploring the company, its surroundings, public relations and event marketing. The topic was deepened by discussing personal selling, cooperation partnership and considering the role of public relations in event marketing.

The team, schedule, cooperation partners, contents and marketing communication of the event were described in the implementation plan of the Christmas event. Additionally, a SWOT analysis, safety plan, risk assessment and budget were compiled. The marketing research for the Christmas event was conducted on 14th September 2012 at the Night of the Arts of Porvoo. The findings indicate that Porvoo citizens are most efficiently reached by advertising in local newspapers and on the Internet. Therefore, the press brunch was organized on 10th December 2012 at Ida-Maria to gain visibility.

Editors from Borgåbladet and Uusimaa attended the press brunch and two different articles were released about the Christmas event on the following day. Approximately 320 people attended the event. Notably, this was considered successful according to the commissioner and the cooperation partners.

In conclusion, the significance of public relations was emphasized at the Christmas event for the part of expenses, contents and the number of visitors. The expenses per visitor were minor and the event turned out to be more versatile since the products and services were provided by the cooperation partners. In addition, the estimated number of visitors was exceeded due to the positive effect of the commissioner´s vast business network and the press brunch.