Julkisten hankintojen analysointi ja kehittäminen : Case: Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee julkisten hankintojen tekemistä julkisessa hankintayksikössä. Tavoitteena oli selvittää Jyväskylän ammattikorkeakoulun hankintatoimen nykytila ja löytää kehitysideoita hankintatoimen uudelleenorganisointiin. Tutkimus painottui julkiseen hankintaprosessiin, jossa pääpainona oli hankintojen julkinen kilpailuttaminen. Tutkimuksessa käsiteltiin Teknologiayksikön, Liiketoiminta ja palvelut, Hyvinvointiyksikön, Ammatillisen opettajakorkeakoulun sekä Hallintoyksikön hankintakustannuksia vuosina 2010 ja 2011.

Tutkimusaineistoa kerättiin JAMKin sisäisestä taloushallinnon järjestelmästä sekä henkilökunnalle osoitetusta Digium-kyselystä. Spend-analyysin avulla saatiin ensin selville yksiköiden kustannushistoriat, minkä jälkeen ABC-analyysin avulla selvitettiin, mitkä hankinnat ovat yritykselle tärkeimpiä ja strategisimpia. Tämän jälkeen hankintakategorioita tutkittiin vielä Portfolio-analyysin avulla. Digiumkyselyllä haluttiin selvittää henkilökunnan tietoisuutta julkisen hankinnan tekemisestä.

Tuloksena syntyi selkeä kuva hankintojen jakautumisesta eri koulutusyksiköihin. Analyysien avulla saatiin selkeyttä hankintayksikön toimittajamääriin ja hankintavolyymeihin. Kustannushistoriaa tutkimalla selvisi, että hankinnoissa piilee suuri kustannussäästöpotentiaali. Henkilökunnan tietoisuus hankintatoimesta osoitti, että tiedottamista tulisi lisätä organisaatiossa. Myös julkisten hankintojen tuomat hyödyt saatiin esitettyä.

Tuloksien perusteella hankintayksikön organisaatiomalliin esitettiin uudistusta. Myös monien kehitysideoiden avulla hankintakustannuksia saataisiin minimoitua. Tutkimus on tukena organisaation hankintatoimen kehittämisprosessissa, ja sitä on helppo hyödyntää tulevaisuuden kehitystyössä.

This bachelor’s thesis deals with public purchasing in a department responsible for public purchasing. The main point was to find out the present purchasing situation and also, to generate development ideas for the future. The thesis focused on the public purchasing process, in which the main target was tendering. The topics under study were the purchasing costs of all the units at JAMK in 2010 and 2011: School of Technology, School of Business and Services Management, School of Health and Social Studies, Teacher Education College and Administration.

The data for the research was collected from the internal systems of JAMK and from the results of a survey of the staff conducted with the Digium software. The data was analyzed by different analyzing tools. A First Spend analysis revealed the cost structures of the units, and an ABC analysis showed which purchasing categories are, strategically, the most important to the company. These categories were then explored through a Portfolio analysis. The purpose of the Digium questionnaire was to provide information on the awareness of the personnel of the routines in public purchasing.

The study resulted in a clear notion of how the purchasing volumes are divided between the units. The analyses gave information on the number of suppliers and the purchasing volumes including the advantages of public purchasing. The cost structure analysis showed that there is a lot of cost saving potential in the purchasing process. The awareness of the staff of the purchasing process implies that the organization needs more internal information on purchasing.

A new model of the purchasing department was also proposed. The numerous development ideas presented could also minimize purchasing costs. The results of the thesis will support the development of purchasing in the organization, and they will be easily exploitable.