VBA-ohjelmoinnilla tehoa ja laatua MS Excelillä suoritettaviin tehtäviin : Case KPI-työkalu

Abstract

Opinnäytetyö on kaksiosainen ja koostuu tutkimusraportista sekä erillisestä Visual Basic for Applications -ohjelmoinnilla (VBA) toteutetusta ohjelmasta, joka kehitettiin globaalisti teollisuuden alalla toimivalle toimeksiantajalle.

Raportissa on kuvattu yksinkertaisesti ja käytännönläheisesti millaisia Excel-taulukkolaskentaohjelmalla suoritettavia toimintoja on mahdollista automatisoida VBA-ohjelmoinnilla. Koodin tuottamisen perusteet esitellään lyhyesti, samoin kuin VBA-ohjelmoinnissa yleisimmin hyödynnettävät ominaisuudet.

Toimeksiantaja halusi tehostaa KPI-seurantaan (Key Performance Indicators) kuukausittain käytettävää työaikaa, johon kului toimeksiannon aikaan yhteensä 1,5-2,5 työpäivää kahdelta henkilöltä. Työn tehostamiseksi toteutettiin opinnäytetyönä VBA-ohjelma, joka suorittaa automaattisesti Excelillä ne tehtävät, jotka toimeksiantajan työntekijät tekivät aiemmin käsin.

Työkalun edut ovat kiistattomat. Ohjelma sekä tarkastaa 51:n seurannassa käytettävän lähdeaineiston sisällön että suorittaa näille tarvittavat muokkaustoiminnot 4 minuutissa ja 10 sekunnissa. Yhtä aineistoa kohden toimintoihin kuluu 5,2 sekuntia johon sisältyy myös tarvittavan tiedoston avaaminen. Aikaa koko KPI-seurantaprosessiin kuluu työkalua käyttäen hieman alle 4 tuntia. Tämän ajan määrä ei ole vakio, sillä työhön liittyy edelleen ihmisen tekemästä työstä aiheutuvaa vaihtelua.

Työkalu täyttää kaikki toimeksiantajan sille asettamat laatuvaatimukset. Tästä huolimatta se tarvitsee vielä jatkokehitystä, jotta mahdollisimman korkea käyttäjäystävällisyys saavutetaan. Työkaluun tulee kehittää erillinen apuohjelma, jonka avulla ylläpitäjä voi selvittää, miltä lähdeaineistolta hän voi kopioida tarvittavat ylläpidot työkalun käsiteltäväksi lisättävälle uudelle lähdeaineistolle. Lopullinen tavoite on tehdä työkalu tarpeettomaksi siirtämällä kaikki tämän sisältämät toiminnallisuudet toimeksiantajan varsinaiseen KPI-seurantajärjestelmään.

The thesis work consists of two different parts. The first part is this report and the second one is a separate programme, which was developed by using the Visual Basic for Applications programming language (VBA). The programme was developed for a client company operating globally in the field of industrial business.

This report describes briefly and practically the kinds of Excel functions which are possible to automate with VBA programming. Additionally, the production of the code used is introduced briefly as well as the most commonly used features in VBA programming.

The client had the need to improve the processes related to their KPI follow-up (Key Performance Indicators). Before this project, the client had used 1,5 – 2,5 working days per month for this reporting performed by two people. To improve this process, a VBA programme was implemented which accomplishes automatically all of these tasks previously performed by employees.

The advantages of the programme are unquestionable. The programme is able to ensure that all the required 51 source files contain error-free source data and the programme also runs the required editing tasks for these data. This whole process takes only 4 minutes and 10 seconds. It makes only 5,2 seconds per one source data and this also includes the time that it takes to open a required source file. Nowadays the whole KPI follow-up process takes a little less than four hours. The duration is not always the same, as there are still some manual tasks which cause some variation.

The KPI tool meets all the quality requirements defined by client. Despite this, it still needs some further development so that highest possible user friendliness will be achieved. There is a need for a separate utility program, which tells to admin from which existing source data they may copy the correct settings to the source data which can then be added as a part of the tool's processes. The final goal is to make the developed tool useless by transferring all its functions to client’s proper KPI follow-up system.