Verkkolaskutusohjelman valinta ja käyttöönoton suunnittelu : case Lähettipalvelu Oy

Abstract

Verkkolaskutus on yksi osa sähköistä taloushallintoa. Se on viime aikoina yleistynyt laskutusmuoto, ja vuodesta 2009 odotetaan verkkolaskutuksen läpimurron vuotta. Tavoitteena on saada myös pienet ja keskisuuret yritykset siirtymään entistä enemmän sähköiseen taloushallintoon ja verkkolaskutukseen. Tätä asiaa ajavat erityisesti isot yritykset, jotka käyttävät painostusta yhtenä keinona saada pk-yritykset ottamaan käyttöönsä verkkolaskutuksen.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on valita toimeksiantajayrityksen tarpeita parhaiten vastaava, toimiva ja helppokäyttöinen verkkolaskutusohjelma sekä laatia suunnitelma tulevan verkkolaskutusohjelman käyttöönottoprosessin toteutuksesta. Verkkolaskutus tullaan ottamaan toimeksiantajayrityksessä käyttöön vain lähetettävien laskujen osalta.

Tutkimuksen teoriaosassa käsiteltiin verkkolaskutusta määritelmänä ja laskutusmuotoa sekä lähettäjän että vastaanottajan näkökulmista. Lisäksi selvitettiin ohjelmiston hankintaprosessia. Verkkolaskutukseen tutustuttiin lähinnä aiheesta kirjoitettujen artikkelien avulla ja ohjelmiston hankintaan kirjallisuuden kautta. Myös internet-aineistot olivat tärkeässä roolissa tietoa hankittaessa. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin vertailemalla toimeksiantajayrityksen tarpeiden perusteella sopivia ohjelmistotoimittajia ja heidän laskutusohjelmiaan. Lisäksi analysoitiin verkkolaskutuksen hyötyjä ja haittoja toimeksiantajayritykselle. Käyttöönottoprosessi toteutettiin suunnitteluasteella.

Opinnäytetyön johtopäätöksenä voidaan todeta, että toimeksiantajayritys sai toiveita ja tarpeita vastaavan verkkolaskutusohjelman hankittua. Laskutusohjelmien ominaisuuksia vertailemalla päästiin hyvään lopputulokseen ja vaihtoehdoista saatiin valittua oikeanlainen laskutusohjelma toimeksiantajalle. Laskutusohjelman käyttöönotto tulee todennäköisesti tuomaan yritykselle sekä ajallista että kustannussäästöjä. Suurimpana haasteena tulee olemaan laskutusohjelman käyttöönotto kiireen keskellä. Jos käyttöönottoprosessi tullaan toteuttamaan suunnitelman mukaisesti, on käyttöönottoprosessilla kaikki mahdollisuudet onnistua ja näin laskutus uuden ohjelman avulla lähtisi hyvin käyntiin toimeksiantajayrityksessä.

Electronic invoicing is one part of electronic financial administration. Recently it has become a very common form of invoicing and year 2009 could be the year of the breakthrough for electronic invoicing. A common goal is that also small and medium-sized enterprises would start to use electronic invoicing. Especially many big companies want that SMEs would use electronic invoicing more often and some of the big companies also use pressure to reach the goal.

The objective of this thesis is to select electronic invoicing software for Lähettipalvelu Oy. The software should be easy to use and it should match with the needs of the company. Another goal is to make a plan to implement the chosen software. That will be done only to the extent of sending invoices to the customers.

In the theory section of the thesis the concept of the electronic invoicing was defined and the software acquisition process examined. The empirical section of the thesis was accomplished to make a comparison between software. In addition the advantages and challenges of the electronic invoicing for Lähettipalvelu Oy were analyzed. The process of the implementation was described until the planning phase.

As a result of this thesis it can be noticed that Lähettipalvelu Oy managed to get proper electronic invoicing software which comes up to the needs of the company. The outcome was reached by comparing the qualities of the invoicing software. When the software will be introduced, it will bring different kind of benefits for Lähettipalvelu Oy, for example cost savings. The biggest challenge will be lack of time. If the implementation will be made with care and according to the plan it could be successful and Lähettipalvelu Oy can start the invoicing with new software.